企業(yè)年會策劃的幾個重要因素
策劃，指積極主動地想辦法，定計劃。它是一種策略、籌劃、謀劃或者計劃、打算，它是個人、企業(yè)、組織結構為了達到一定的目的，充分調查市場環(huán)境及相關聯(lián)的環(huán)境的基礎之上，遵循一定的方法或者規(guī)則，對未來即將發(fā)生的事情進行系統(tǒng)、周密、科學的預測并制訂科學的可行性的方案。下面是小編整理的企業(yè)年會策劃的幾個重要因素，歡迎閱覽。
企業(yè)年會不僅是公司對于一個工作事項的回望，更重要的是作為一個加強員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個成功的企業(yè)年會不僅僅要展示業(yè)績，更要投入人文關懷因素，因此公務在企業(yè)年會中所占的分量是極少的，而更多的內容可以通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。接下來公司通過多年在年會晚會策劃、新品發(fā)布會、開業(yè)慶典等活動策劃經(jīng)驗來談談企業(yè)年會策劃的幾個重要因素。
一、節(jié)省預算
花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會議場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。
二、節(jié)省時間
簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經(jīng)驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。
三、更好地協(xié)調酒店關系
以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協(xié)調工作的系統(tǒng)工程。會務代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務酒店良的好合作關系是非常重要的。
四、確定方案環(huán)節(jié)
首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的`有效手段。
工作表的內容要包括以下幾個方面：
1、 邀請的貴賓及確認其成行;
2、 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;
3、 文書工作、會議資料的準備;
4、 房間分配表;
5、 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);
6、 交通安排;
7、 各項工作的負責人及聯(lián)絡方式;
8、 支付各項定金的時間表;
9、 表演者的邀請及確認;
10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11、 會務照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。 在結算環(huán)節(jié)，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費 、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。
一般而言，酒店的各項預定都有保證人數(shù)的要求，在預計人數(shù)的5-10%以內，酒店是可以靈活處理的。 總結報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執(zhí)行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。
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