公司會務接待流程

公司會務接待流程

　　我們要怎么樣做好會務接待呢？接待的流程又有什么內容呢？下面就跟小編一起來了解一下吧，歡迎閱讀參考！

　　（一）儀容儀表儀態注意事項

　　1．儀表：工作時必須著工裝上班，配戴統一配置（絲巾、工牌）。

　　2．儀容：保持面部干凈，化淡妝。工作中耳部和手部不可配戴飾品（手表除外）。

　　3．儀態：微笑式服務，笑容自然親切。言談舉止得體大方。

　　（二）工作時間注意事項

　　1．在會議之前要保持辦公室門敞開，以示我們工作人員已經到崗。

　　2．不論有無會議，每天先備兩壺熱水，為臨時通知會議急用。無會議通知就在辦公室坐班。

　　3．從當天開展工作的第一刻起，對于每一件事都要做好工作筆記，以便查詢。

　　4．前一天在下班之后清潔領導辦公室衛生時，如有取回已批閱的文件，要在次日規定時間之前交于總經理辦公室主管文件的工作人員，并做好記錄，其中包括批閱文件的標題、哪位領導已批閱、文件字號等，以防文件丟失我們有據可查，便于查詢。

　　5．到收發室取回各領導當天的報紙，并按照《局領導當年報刊訂閱表》開始逐一分類和分配。盡量在上午規定時間送入各領導辦公室。

　　6．中午11：40到二層小餐廳接待領導用餐，必須提前做到五件事：1〉打開小餐廳門；2〉檢查小餐廳衛生；3〉核對消毒柜領導用餐碗具姓名與編號相符；4〉熟知當天午餐飯菜花樣；5〉將飯菜花樣告知用餐領導，征詢并按個人要求確保無誤送到。

　　7．下午上班，有會議接待會議，無會議就在辦公室等待處理總經辦或其他領導以及各部門（各公司）隨時交辦的其它工作任務。

　　8．及時了解哪位領導不在辦公室，可在下午規定時間之后有計劃安排清理各層領導辦公室衛生。

　　9．清潔完各領導辦公室衛生，在離開辦公室之前，記得查看當天的工作記錄，次日有無重要事情以及會議安排，力爭做到第二天的工作順利開展。

　　（三）領導辦公室衛生清潔

　　1．禮儀式敲門：握緊拳頭用中指輕輕敲動，每次連續三下（1、2、3），連續三次，每次中間間隔兩秒，等無人應答時，再用鑰匙開門，開門后先稱要進入房間的稱謂，xx總：您好！如無反應，才方可進入。

　　2．1〉進入主要領導辦公室清潔工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗臺--花盆--洗手間（整體浴室、整體面池、馬桶、地面）。2〉進入其余局領導及四公司領導辦公室工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗臺--花盆--洗臉盆。

　　3．檢查事項：1〉有無要帶回的批閱件；2〉抽紙是否還需配備；3〉瓶裝純凈水是否需要再備；4〉飲水機是否還要續水。注明：每次另需檢查主要領導洗手間配置生活用品（衛生紙、香皂、毛巾）等。

　　4．收拾完畢，出辦公室切記鎖好房門。

　　（四）接待會議

　　1．會前籌備：

　　1〉確定會議地點；

　　2〉確定會議名稱和參會人數；

　　3〉清潔會議室衛生并將桌椅擺放整齊；

　　4〉和總經辦做好溝通，確保會議要求和服務標準；

　　5〉根據季節性掌握續水標準要求。

　　6〉提前半小時將會議室門、燈打開，并備好茶葉、水和抽紙。

　　2．會中服務：

　　〈1〉續水：1〉等會議開始，領導就坐，從本次參會的最高領導（或主賓）處依次加水；2〉夏季第一次續水10--15分鐘，依次是15--20分鐘，第三次以后每25--30分鐘續水。冬季第一次續水15--20分鐘，第二次續水20--25分鐘，第三次以后每25--30分鐘續水。

　　〈2〉解決隨機問題：1〉指引不了解會場周圍環境的入會人員上洗手間；2〉傳遞文件

　　〈3〉休會期間：大型會議在休會期間為領導更換茶杯。

　　〈4〉接待會議途中，要確保業務聯系暢通，在辦公室無人情況下，桌面必須有留言條，告知來人去向，并留下本人移動電話號碼。移動電話隨時隨地帶于身上，設置為振動模式，以便及時聯系。

　　3．會后服務：

　　〈1〉會議結束提醒參會人員帶好自己物品；

　　〈2〉待人員走完，檢查有無遺忘物品；

　　〈3〉清潔會場衛生。

　　（五）隨機性事務處理

　　1〉領悟清楚各位領導交辦事宜；2〉做好相關記錄；3〉以及時、高效、優質的服務方式處理并完成。

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