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項目檔案管理制度
在社會一步步向前發展的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編精心整理的項目檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
項目檔案管理制度1
一、目的
為了規范企業項目檔案的管理，保證項目檔案的安全性、完整性和可追溯性，提高企業管理水平和競爭力，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業所有項目的檔案管理。三、制度制定程序
由公司相關部門起草制度—企業法律顧問進行審查修改—征求相關部門意見—董事會審批—簽字頒布。
四、制度內容
1、項目檔案的定義
項目檔案指的是項目立項后的所有文書材料、合同協議、工程圖紙、開工報告、竣工驗收報告、質量驗收報告、工程圖紙、質量檢驗單、項目工作日志、會議記錄等歷史檔案材料的統稱。
2、項目檔案的保存
（1）項目檔案按照項目工期和項目結束時間計算，交由檔案管理部門負責收集、整理、歸檔、保管和借閱。
（2）計劃立項的項目，需要提前做好檔案歸檔準備工作。
（3）已完成的項目檔案必須在項目竣工驗收后3個工作日內歸檔。
（4）項目檔案按照檔案保管期限進行管理，保存時間不少于30年，檔案保管期滿后，按照《檔案保管期限終止規定》確定處理方式。
3、項目檔案的責任
（1）項目部門負責項目檔案的有序收集、整理和歸檔，并且保證檔案的準確性和完整性。
（2）檔案管理部門負責對所收集、整理、歸檔的項目檔案進行保管，確保數據的安全性和完整性，并保證檔案在第一時間內提供給有關部門借閱使用。
4、項目檔案管理制度的執行程序
（1）項目部門在項目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門，并且在交檔前對所收集的資料進行核對，以確保檔案的`完整性和準確性。
（2）檔案管理部門負責對每一個收到的檔案進行統計和歸檔，并且對檔案進行標記、檢索、借閱和保護。
（3）在需要使用檔案時，申請人需要向檔案管理部門提交申請表，經過項目部門和檔案管理部門的審批后，由檔案管理部門提供檔案的借閱服務。
（4）檔案管理部門負責對檔案保管的有效時間進行記錄和監督，確保檔案的保管期限符合國家相關規定。
5、責任追究
對未按照本制度規定辦事，交辦不到位，數據泄露等違規行為，我們將根據公司相關制度進行處理，并追究相應責任人的責任。
五、參考法律法規
1、《檔案法》
2、《勞動合同法》
3、《勞動法》
4、《勞動保障監察條例》
5、《行政管理法》
項目檔案管理制度2
1、名稱
2、范圍
適用于公司內部所有項目檔案的管理。
3、目的
為規范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
4、內容
（1）項目檔案管理的基本要求及管理職責；
（2）項目檔案的收集、整理、分類、保管和利用要求；
（3）項目檔案的保密要求；
（4）項目檔案的檢索要求；
（5）項目檔案移交和保管的要求。
5、責任主體
公司領導、項目經理、檔案管理員。
6、執行程序
（1）項目經理按照要求收集項目檔案，交由檔案管理員進行管理；
（2）檔案管理員按照本制度的規定對項目檔案進行分類、整理、保管和利用；
（3）對于有涉密內容的檔案，應當按照國家相關法律法規進行保密管理；
（4）對于需要檢索的'檔案，檔案管理員應當根據搜索要求快速查詢并提供相關檔案資料；
（5）項目檔案移交時，檔案管理員應當按照規定程序進行。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規定進行處理，對造成經濟損失的行為將追責追究。
二、檔案保管制度
1、名稱
檔案保管制度
2、范圍
適用于公司內部所有檔案的保管。
3、目的
為規范公司內部檔案保管工作，確保檔案的正常秩序和安全。
4、內容
（1）檔案的存儲、保管和保密要求；
（2）檔案的借閱與歸還要求；
（3）檔案滅失和損毀后應急處理措施。
5、責任主體
公司領導、檔案管理員、職工。
6、執行程序
（1）檔案管理員應當按照規定規范地對檔案進行存儲和保管；
（2）職工需要借閱檔案時應當按照規定程序提交申請，經過檔案管理員審核后進行借閱；
（3）檔案丟失、損毀時，檔案管理員應當立即采取應急措施，并向公司領導報告。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規定進行處理，對造成經濟損失的行為將追責追究。
三、檔案整理制度
1、名稱
2、范圍
適用于公司內部所有檔案的整理。
3、目的
為規范公司內部檔案整理工作，提高整理效率和秩序。
4、內容
（1）擬定檔案整理方案；
（2）檔案整理方法和標準；
（3）檔案整理后的保留與處置；
（4）檔案整理的復審要求。
5、責任主體
公司領導、檔案管理員、職工。
6、執行程序
（1）檔案管理員應當按照擬定的方案進行檔案整理；
（2）整理后的檔案應當按照規定進行保留和處置；
（3）整理的結果應當進行復審，確保整理的效果和檔案的完整性。
7、責任追究
對于嚴重違反本制度的行為人員，公司領導將按照公司相關規定進行處理，對造成經濟損失的行為將追責追究。
項目檔案管理制度3
一、工程項目文件的收集標準
1、工程項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應的檢查、控制及考核措施。
2、項目建設各階段文件的收集及其責任
（1）、項目準備階段建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件，設計單位負責收集、積累勘查設計文件，并按規定向建設單位提交有關設計基礎資料和設計文件。
（2）、項目施工階段項目實行承包的。由承包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；
由建設單位分別向承包單位收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集,積累項目監理性文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。
（3）、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應、管理中形成的有關文件資料.
3、收集范圍
（1）、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全，規入建設項目檔案.
（2）、項目文件歸檔范圍和保管期根據項目要求而定。
4、收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
印和分發使用.
5、項目文件質量要求
(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
（2)、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
（3)、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
（4）、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
（5)、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
二、項目文件的整理與歸檔標準
1、項目文件的整理
（1)、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進行整理。
(2)、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
（3)、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理.
（4）、施工技術文件應按單項工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理.
2、項目文件的歸檔組卷
（1)、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學,組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求.
（2)、項目施工文件按單項工程、單位工程或安裝、階段、結構、專業組卷:項目(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
竣工圖按建筑、建設、、結構等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
（3）、案卷及卷內文件不重份；
同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
3、案卷與卷內文件的排列
（1）、管理性文件按問題、時間或重要程度排列歸檔。
（2)、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.
（3）、設備設施文件，按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列歸檔.
（4）、竣工圖按專業、圖號排列歸檔。
（5）、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；
譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。
4、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄.
5、項目文件的歸檔
（1)、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按規定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。
（2）、根據基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
(3）、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物(完整word版)項目工程質量檔案管理制度相符，技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規定。
（4）、設計、施工單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定的要求單獨立卷歸檔。
6、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
7、項目文件的'歸檔時間
（1）、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目所有文件、措施、方案、各種檢驗報告、測試報告等向建設單位歸檔；
有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
(2)、購置的設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔，任務結束后一周內向上級檔案室移交（如：生產產家、產品合格證、說明書等相關資料)。
（3）、電子文件的歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）.
三、下列文件材料應隨時歸檔:
1、變更文件、修改、補充措施、方案等的文件材料隨時歸檔；
2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
3、礦產權變動過程中形成的文件材料;
4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目工程質量檔案管理制度
四、項目檔案的整理與移交標準
1、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由施工單位負責進行或組織，其內容包括：
（1）、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系.單項項目直接按單項項目整理；
專項按照專項分類；大中型項目按工程或類別分類。
（2）、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；
建設使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的。
（3）、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.
（4）、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格
2、項目檔案的移交
（1）、項目檔案驗收合格后，施工方應按規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向建設使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項的項目，應在每期或每項正是通過驗收后辦理檔案移交。
(2)、施工單位與監理單位、建設使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、項目、工程量及工程驗收情況說明等，并有完備的清點、簽字等交接手續。
項目檔案管理制度4
一、編寫規章制度的目的
項目檔案管理制度的制定旨在規范企業內部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展，達到以下目的：
1、提高檔案管理的規范化水平，保證公司對項目檔案的收集、整理、維護、利用、保管等工作符合國家相關法律法規以及公司內部政策規定；
2、優化檔案管理服務，提高檔案利用效益，為公司的技術創新、管理決策和法律訴訟等方面提供可靠的文獻資料支持；
3、加強檔案管理的知識普及和培訓，提高公司員工的檔案管理素養和意識，推動檔案管理工作深入開展，達到不斷完善工作流程的目標。
二、范圍
本制度適用于公司內所有的項目檔案管理工作，包括規劃階段、設計階段、實施階段、驗收階段以及運維階段的項目檔案管理。
三、制度制定程序
本制度是由公司管理部門根據公司的管理實際情況制定的內部管理制度，在制訂和修改本制度的過程中，應當按照以下程序來進行：
1、制定編寫任務書，確定制度起草人、審核人、批準人和公告人等責任人員；
2、圍繞檔案管理全過程，明確范圍和目的，并搜集相關法律法規和公司內部政策規定，以此為基礎，制定制度內容和編寫草案；
3、提交草案到有關領導審批，同時向公司員工征求意見，并進行修改完善；
4、經過全面審定后，由領導進行簽發，并在公司內部廣泛宣傳，確保所有員工都知曉相關制度和規范。
四、制度內容
1、項目檔案管理制度的名稱
本制度名稱為“項目檔案管理制度”。
2、適用范圍
本制度適用于公司內所有的項目檔案管理工作。
3、目的
本制度制定的目的是規范企業內部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展。
4、內容
（1）檔案管理的職責與權利：明確負責檔案管理的人員，對他們的權利和職責進行定義，并規定他們必須履行的職責和權力。
（2）檔案的收集與整理：明確檔案的收集、整理及匯總的過程和流程，同時規定每一步操作的標準要求。
（3）檔案的保管和查閱：明確檔案的保管和查閱的規定，防止檔案流失，同時保護涉密檔案的安全，確保檔案不被非法獲取和濫用。
（4）檔案的利用：明確檔案的利用范圍，規定使用或借用檔案的程序和制度，以確保檔案的'利用得到授權和監督。
5、責任主體
本制度中的責任主體包括公司管理部門、公司內部各部門和檔案管理人員等。
6、執行程序
公司內相關負責人應按照本制度規定履行相應職責，并按時完成檔案管理的各項任務。
7、責任追究
對于檔案管理中的違規行為和檔案管理人員的違規行為，都應該進行相應的責任追究，以便規范和完善公司的檔案管理工作，并保障公司的利益。責任追究的方式包括警告、制止、處罰以及追究法律責任等。
五、符合中國法律要求的制度
本制度的制定過程中，應充分考慮并符合中國法律要求，特別是以下幾部分法律法規：
（1）《勞動合同法》：保障員工的基本權益，規范公司內部勞動關系。
（2）《勞動法》：規范公司內部的勞動法律關系，保障員工的權利和利益。
（3）《勞動保障監察條例》：對于勞動保障監察的程序和職責進行規定和說明，確保公司的檔案管理工作得到良好監管。
（4）《行政管理法》：對于行政管理的程序、職責和權限進行規定和說明，為公司的檔案管理工作提供良好的環境和支持。
項目檔案管理制度5
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發使用。
第五條、項目文件質量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目文件的整理與歸檔標準
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的.前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質
、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔（任務結束后一周內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案的整理與移交標準
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：
1、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。
2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。
項目檔案管理制度6
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的`文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
項目檔案管理制度7
目的：
為規范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的'正常秩序和安全。
范圍：
本制度適用于公司內部所有項目檔案的管理。制度制定程序：
1、公司領導確定項目檔案管理制度的編寫任務，并指定負責人負責編寫制度。
2、編寫者需收集、整理相關法律法規及公司內部政策規定，結合本公司實際情況進行制定。
3、編寫者向公司領導提交初稿，經過審批后，考慮意見和建議并進行修訂。
4、修訂后，公司領導簽署，并進行公告發布。
各項制度的名稱、范圍、目的、內容、責任主體、執行程序、責任追究等方面的內容：
項目檔案管理制度8
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的'收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，并將內部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業主項目部、監理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯系各物資供貨單位，按規定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
項目檔案管理制度9
文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。
(1)文件及技術檔案管理的任務、意義
①文件及技術檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。
②文件及技術檔案管理的意義是
可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。
(2)文件及技術檔案管理制度
①文件管理制度
施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
②技術檔案管理制度
施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的`要建立受控文件清單并加蓋受控章。
②技術檔案管理辦法
a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。
③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。
②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。
項目檔案管理制度10
一、制度目的
為了規范公司項目檔案管理工作，確保項目檔案完整、真實、準確、可靠、便于查閱和使用，提高公司管理效率和服務質量，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序
本制度的制定、修改和廢止應經公司相關職能部門討論，由公司領導層審批后實施，并在全公司范圍內發布和實施。
四、制度內容
（一）項目檔案的定義及分類
1、項目檔案是指在工程建設和運行維護中生成的全部文件、資料和資產，包括項目建議書、招標文件、合同書、設計文件、施工圖、變更記錄、質量檢驗記錄、驗收報告、竣工圖、保護方案、運行維護手冊、費用結算單據等。
2、項目檔案按照檔案性質可分為基本檔案、管理檔案和業務檔案。
（二）檔案管理要求
1、公司各部門應加強內部檔案管理，對于文件管理不規范、擅自銷毀檔案等行為要依法追究責任。
2、檔案室應建立檔案登記、借閱、歸還制度，嚴格遵循《檔案法》和《檔案管理條例》的有關規定。
3、每個項目的'檔案應建立完整的項目檔案，包括基本檔案、管理檔案和業務檔案。所有檔案應按照年度順序編檔號、封存標識和存儲編制等管理標準進行管理。
4、檔案應按照存儲標準進行分類、編目、整理和保管，確保檔案資料的完整性和可靠性。
5、檔案館應建立技術咨詢平臺，為公司和相關單位提供服務和咨詢。
（三）檔案保存期限
1、基本檔案保存期限為永久。
2、管理檔案保存期限為10年。
3、業務檔案保存期限為5年。
（四）檔案借閱和使用
1、借閱需出示有效證件，填寫借閱登記表。
2、借閱和使用檔案應遵循安全、保密、規范的原則。
3、檔案室應對借閱和使用檔案的人員進行管理和監督。
（五）檔案的保密和歸檔
1、保密檔案應按照《保密法》和有關規定進行管理和歸檔。
2、因檔案丟失或被損毀，檔案室應在5個工作日內作出說明并報公司安全保衛部門備案。
（六）檔案的銷毀
1、檔案室應對已經過了保存期限、已被電子檔案取代或已無文件價值的檔案進行銷毀。
2、銷毀檔案應按照《檔案法》和有關規定進行，并由檔案管理員簽字確認。
五、責任主體及責任追究
1、本制度施行后，各部門和相關人員均應嚴格遵守管理制度，確保項目檔案管理工作的順利開展。
2、對于違反本制度的行為，公司將依據有關法律法規和公司內部規定嚴肅處理，給予相應的紀律處分或法律責任追究。
六、附則
1、本制度自頒布之日起生效。
2、本制度的解釋權歸公司領導層所有。法律法規及公司內部政策規定
1、《檔案法》（國家檔案局）
2、《檔案管理條例》（國家檔案局）3、《保密法》（國家保密局）
4、《勞動合同法》（中華人民共和國國務院）
5、《勞動法》（中華人民共和國全國人民代表大會常務委員會）
6、《勞動保障監察條例》（中華人民共和國勞動和社會保障部）
7、《行政管理法》（中華人民共和國國務院）項目檔案管理制度
項目檔案管理制度11
1為規范檔案管理，充分發揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案管理規定》和國家檔案局頒發的有關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
1.2本制度適用于公司系統各單位，公司下屬單位可結合實際，制定本單位的檔案管理制度。
1.3公司檔案工作實行統一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。
1.4公司檔案工作應納入公司管理程序及各部門有關人員崗位責任制。各部門及有關人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產生的各類載體材料的歸檔工作。
1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。
1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應當追究有關部門和責任人的責任。
2文件材料的歸檔
2.1歸檔范圍
凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經營、管理及產權變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列入歸檔范圍，包括但不限于以下內容：
2.1.1發文、收文(上下級單位和外單位的來文)。
2.1.2會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關的文件材料。
2.1.3各類統計報表、統計資料，生產經營簡報、月(周)報。
2.1.4公司規劃、經營分析、財務分析等專題材料。
2.1.5合同協議文本包括合同協議（正本）、合同審批（會簽）表、授權委托書、招投標文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。
2.1.6調度運行材料包括調度運行報告、圖表等文件材料。
2.1.7科研課題材料包括調研、申報立項研究、試驗總結、鑒定報獎、推廣應用等材料。
2.1.8基建項目材料包括公司基本建設項目前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。
2.1.9會計檔案包括公司總部財務報表、賬簿、憑證、財務移交清單等。
2.1.10上級視察、對外交流、工作組調研、黨政工團等各項業務管理與活動中產生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。
2.1.11上級或其它單位頒發、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。
2.1.12公司及各部門負責印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠傳播媒體展現的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結構性文件等。
2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。
2.2歸檔文件材料來源
2.2.1公司內部形成的文件材料。
2.2.2公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的文件材料。
2.2.3公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料。
2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業應向公司提交的文件材料。
2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件材料
2.2.6公司執行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。
2.2.7公司在營銷工作中產生的各種與客戶有關的材料等。
2.3歸檔文件材料載體
歸檔的文件材料載體主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
2.4歸檔時間
2.4.1管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2.4.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
2.4.4公司職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
2.4.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。
2.4.6審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。
2.4.7合同(招投標)文件在合同辦理完畢后三個月內向檔案室移交歸檔。
2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質文件歸檔時間一致。
2.4.10下列文件材料應隨時歸檔
2.4.10.1變更、修改、補充的文件材料。
2.4.10.2公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
2.4.10.3公司產權變動過程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他臨時活動中形成的文件材料。
2.5歸檔要求
2.5.1 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。
2.5.2歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。
2.5.3非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。
2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協辦單位的保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協議規定的，按其要求執行。
2.5.8各部門文書人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。檔案室接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。
2.5.9交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
3歸檔文件的分類和定義
公司檔案分為：A文書檔案、B生產運行檔案、C會計檔案、D工程建設項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標檔案。
3.1文書檔案
文書檔案是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。
3.2生產運行檔案
生產運行檔案是指企業在電力生產、調度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。
3.3會計檔案
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
3.4工程建設項目檔案
工程建設項目檔案是指從建設準備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。
3.5審計檔案
審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其它形式存在的歷史記錄。
3.6照片檔案
照片檔案是指企業在社會活動中直接形成的以靜態圖像為主的有保存價值的歷史記錄。
3.7合同檔案
合同檔案是指企業在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程紀錄。
3.8科研檔案
科研檔案是指在科學技術研究與管理、知識產權管理活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。
3.9榮譽、實物檔案
榮譽、實物檔案是指企業在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。
3.10傳媒電子檔案
傳媒電子檔案是指企業或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現的、具有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的.歷史記錄。
3.11信息化項目檔案
信息化項目檔案是指電力企業信息化項目建設過程中形成的具有保存價值的資料和文件。
3.12營銷客戶檔案
營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。
3.13招投標檔案
招投標檔案是指在企業招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。
4歸檔文件整理
公司各種類檔案根據公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎業務作業指導書進行整理。
4.1文書檔案的整理
文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書檔案分類規定進行分類，再按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx的相關規定，以件為單位進行規范整理。
4.2生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案的整理生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確后向檔案室移交。生產運行、工程建設、科研、信息化項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的有關規定進行整理。
4.3合同、招投標檔案的整理
合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集匯總后移交檔案室。合同、招投標檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔文件整理規則》DAT/22-20xx相關規定，以件為單位進行整理。
4.4會計檔案的整理
會計檔案由財務部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規定整理，保管一年后，連同會計檔案移交清冊一并向檔案室移交。
4.5照片檔案的整理
照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規范》的相關規定進行整理。
4.6榮譽、實物檔案的整理
榮譽、實物檔案由有關部門或個人在接收到榮譽、實物檔案后向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。
4.7審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集匯總，在工作結束后的次年6月前向檔案室移交，審計(紀檢)檔案按《歸檔文件整理規則》和《紀檢監察機關案件管理辦法》的相關規定整理。
4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人匯總后統一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。
4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。
5檔案的保管及利用
5.1公司設立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關規定，達到“八防”要求和溫濕度標準，并有專門人員管理，定期檢查。
5.2檔案庫房建立統一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據利用者需要，通過各種手段積極開發檔案信息資源，開展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務工作。
5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網絡上查閱與本部門業務有關的檔案信息資料。
5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經部門領導批準，專人負責查閱。會計檔案需經財務部門領導批準由財務人員查閱。
5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經部門領導批準。借出的檔案不準擅自復印，經批準同意借出或復印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。
5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經部門領導批準方可查閱。
5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用信息。
5.8檔案管理納入辦公自動化系統，利用信息化系統和各種現代化手段，做好檔案信息資源的開發利用工作，努力實現檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務。
6檔案的鑒定和銷毀
6.1根據國家有關部門的規定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一經立卷歸檔后，未經批準和辦理正式手續，任何人不得擅自銷毀。
6.3對到期檔案的鑒定工作，應在公司分管檔案負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組，對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。
6.4經鑒定需要銷毀的檔案必須填寫《銷毀檔案清冊》，由公司領導審查批準后到指定場所由兩人以上進行監銷簽字。銷毀會計檔案，公司負責人要在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。
7監督指導
7.1制定公司檔案管理標準、制度和規定等。
7.2對公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進行業務指導。
7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織開展業務協作、交流活動。
7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統檔案工作管理水平的提高。
8附則
8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負責解釋。
8.2本制度自頒布之日起施行。
項目檔案管理制度12
●檔案管理規定
1、檔案資料由經理負責監督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。
3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續,經認可后方可離開。
6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區管理保密規定
1、公司、物業內部資料,業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的`抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區檔案資料
1、小區驗收檔案:
1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區機電設備保養合約。
4)小區公共區域設施設備驗收記錄。
5)小區公共區域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續。
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區住戶入伙資料。
2)小區住戶情況登記(包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區管理文本匯編:
1)管理合同、業主公約、用戶手冊。
2)小區各類管理規章制度及裝修管理規定。
3)小區各項管理分包合約。
5、小區設備維修保養資料:
1)各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區避雷系統有定期檢測報告。
4)小區其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經授權者無權決定。
6、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
項目檔案管理制度13
一、目的：
為了進一步加強部門檔案管理，促進部門規范化、標準化管理體系建設，特制訂本規定。
二、規程主要內容：
（一）部門均應明確檔案管理責任人，按專人管理，人人參與的原則，建立和實施檔案的收集、保管、使用的規范流程（責任人變動時，必須進行清點移交手續）。
（二）明確檔案分一級、二級、三級的'分類管理。
1、一級范圍：各類文件、制度、合同、協議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產帳表、采購計劃等等重要文件資料。
2、二級范圍：公用書籍、辦公用品、用具；制服；工具等。
3、三級范圍：日常各項記錄本；點檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。
（三）上述內容均指部門共享的檔案，與個人辦公用的其它資料區別分開。
（四）檔案柜應在柜面標明部門科室、編號等分組別類。
（五）各柜內應附有檔案目錄，文件夾（盒）等應統一方法標明文件內容，與目錄對應。
（六）檔案管理責任人要按照檔案保管一覽表，每年進行二次以上的全面清理、整理。
（七）檔案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護工作。
（八）檔案的借閱、復印等必須經理（或科長）以上及批準方可辦理。
三、本規程自xx年一月一日起實施。
項目檔案管理制度14
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的`附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。
3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業,忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。
3、按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監督、檢查和指導。
5、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內的檔案要進行系統排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發現問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續借閱,必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經主管領導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規律,更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統一積累和集中保管。
項目檔案管理制度15
第一章總則
第一條目的
為加強公司項目檔案的管理，規范項目檔案管理行為，保護公司利益，提高工作效率和檔案管理水平，特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所有涉及項目的檔案管理工作，包括但不限于工程項目、市場拓展項目、技術研發項目等。
第三條制度依據
本制度制定依據《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監察條例》、《行政管理法》等相關法律法規和公司內部政策規定。
第四條主要內容
本制度主要包括項目檔案管理的目的、范圍、責任主體、執行程序、管理要求、責任追究等方面。
第二章目的`與管理要求
第五條目的
項目檔案管理的目的是規范檔案管理行為，保障公司利益，提高工作效率和檔案管理水平。
第六條管理要求
1、嚴格按照公司相關制度規定，規范項目檔案管理行為。
2、確保項目檔案保密安全可靠，避免遺失、損毀或泄漏。
3、做好歸檔、整理、檢索等工作，確保檔案信息及時、準確、完整。
4、發生案件等應急事件時，要做好相關檔案保管和處理工作，并及時向上級匯報。
第三章范圍與責任主體
第七條范圍
公司項目檔案管理包括但不限于以下內容：
1、招標文件、方案設計文件、施工圖等工程項目檔案。
2、市場調研報告、營銷方案、推廣方案等市場拓展項目檔案。
3、科研報告、技術方案、產品設計方案等技術研發項目檔案。
第八條責任主體
1、指定專人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、項目管理人員要協助檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作。
3、公司內部審計部門要定期對項目檔案進行檢查和審計。
第四章執行程序
第九條立卷建檔
1、建檔前，需審查文件、資料，分別歸類處理。
2、建檔須注明檔案代碼、檔案名稱、文號、年度、保管期限等項目，建立檔案目錄并編號。
3、項目檔案應及時梳理，整理和升級管理，更新且完善檔案信息。
第十條檔案管理
1、指定專人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、檔案管理員要負責未完成項目的檔案管理。
3、項目結束后應及時完成歸檔，存放在指定的檔案庫內。
第十一條出入管理
1、出入檔案庫的人員，需出示有效證件并填寫出入登記表。
2、未經許可，禁止私自攜帶檔案出庫或帶入檔案庫。
3、檔案外借須經過審批，外借時間限制不可超過保管期限，歸還后要及時進行核查。
第五章責任追究
第十二條追究責任
1、檔案管理人員未履行檔案管理職責，造成重大損失或影響，應追究法律和經濟責任。
2、違反規定，私自出入檔案庫，泄露、篡改、毀壞檔案，造成檔案丟失或毀損，應追究相應責任。
第十三條處理方式
1、如有違反規定、失誤等情形，應及時上報上級主管部門，報告處理情況，為進一步處置提供依據。
2、根據有關法律法規和政策規定，實行從嚴處理、從重處罰原則，依照不同情形進行處理。
第六章附則
第十四條本制度的解釋權歸公司。
第十五條本制度自發布之日起實施，本制度修改權歸公司所有。