檔案流程管理制度

時間：2022-09-20 18:22:03 制度我要投稿

檔案流程管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度使用的情況越來越多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案流程管理制度，希望對大家有所幫助。

檔案流程管理制度

檔案流程管理制度1

　　一、工程技術資料:

　　1、項目取得資料(批文等);

　　2、各類建筑許可證;

　　3、各類圖紙;

　　4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;

　　5、物業接管驗收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶資料:

　　1、前期服務協議;

　　2、交房清單;

　　3、業主(客戶)入住驗房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務單;

　　2、報修、約修記錄。

　　四、安全維護管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來人員出入登記

　　5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設施、設備管理資料(包括消防):

　　1、購銷合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說明書;

　　4、養護計劃;

　　5、運行、維修、養護、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養護工作計劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環境衛生管理資料:

　　1、工作計劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社區文化資料:

　　1、活動計劃;

　　2、活動通知;

　　3、活動圖片。

　　九、業主反饋資料:

　　回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

　　十、行政文件資料:

　　1、規章制度;

　　2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。

　　十一、業主委員會資料:

　　1、籌備、成立等文件資料;

　　2、會議紀要、決議等。

　　十二、財務管理資料:

　　各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的.規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文檔查閱須經檔案管理部門負責人批準。

　　●檔案的銷毀:

　　根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

檔案流程管理制度2

　　物業項目業戶檔案管理流程

　　1、職責

　　(1)客服部負責業戶身份資料相關信息管理。

　　(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

　　(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

　　2、工作程序

　　(1)管理要求

　�、�.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。

　　②.業戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。

　�、�.文件、資料要進行合理歸檔,分類整理。

　�、�.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

　�、�.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務于工作,又不向無關人員泄露。

　　⑥.業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息)轉到項目管理中心相關部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。

　　(2)為便于管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關信息增減時,需同時修改目錄。

　　(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用于本部門的業戶檔案管理存放方式:

　　①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

　�、�.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　　③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④.各部門需依據要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

　　(4)業戶發生變更后,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限后,經部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關銷毀記錄。

　　(5)客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。

　　(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項目經理。

　　(7)項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。

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