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人力資源檔案管理制度（精選17篇）
在生活中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的人力資源檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
人力資源檔案管理制度 1
第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的'收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從_年一月一日起執行。
人力資源檔案管理制度 2
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的`借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
人力資源檔案管理制度 3
一、嚴格執行國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的'正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
人力資源檔案管理制度 4
第一節員工招聘
一、招聘原則：用人唯賢、公開、公平、公正，不拘一格選拔人才。
二、招聘條件：符合工作崗位所要求的年齡、性別、學歷、學位、專業、執業資格、職稱等條件，思維敏捷、實際工作能力強，具備較好專業知識，身體健康，政治面貌清楚。
三、招聘程序：
1、公司行政辦每年定期進行人力資源盤點，全面了解各職能部門的崗位設置，人員及到崗情況，并擬定出公司年度人力資源配置計劃草案。
2、行政辦根據總經理批準后的人力資源配置計劃開展具體招聘活動。
四、招聘流程：
1、行政辦首先對應聘人員填寫的《應聘人員登記表》及提供的相關資料(身份證、學歷證、職稱證等)確認真實有效的基礎上，對照應聘崗位《職務說明書》進行初步篩選，確定符合條件的人員參加面試和復試。
2、應聘人員的面試和復試由行政辦與用人部門經理共同進行(高級員工由總經理進行)。
五、聘用
1、面試和復試合格者由行政辦呈報總經理批準后，發出聘用通知。被聘用員工與公司簽訂勞動合同或用工協議(試用)并開始進入3個月的試用期。
2、行政辦組織開展新員工的入職培訓并與用人部門一道對員工試用期進行跟蹤考核。
3、被聘用的新員工試用期發給試用期包干工資，試用期滿并經考核合格的，公司將確定其正式工資級別并簽訂正式的勞動合同或用工協議。
第二節勞動合同
一、合同種類：
1、試用期合同：新員工須經過3個月試用期，其間與公司簽訂試用期合同。
2、正試合同：試用期滿經考核合格，男45歲(含45歲)、女40歲(含40歲)以下，原無工作單位或雖有工作單位(行政、事業單位除外)但己與原單位解除勞動關系的員工簽訂正式勞動合同。
3、用工協議：試用期滿經考核合格，除以上第2條規定以外的所有員工簽訂用工協議。
二、合同期限：
1、試用期合同期限為3個月。
2、正式勞動合同(或用工協議)期限根據員工工作崗位等不同情況，分為以下兩種：
(1)公司與中、高級員工及骨干員工簽訂期限為3年的正式勞動合同(或用工協議)，超過3年期限由總經理批準。
(2)公司與普通員工簽訂期限為1年的正式勞動合同(或用工協議)。
三、合同簽訂程序：
1、公司行政辦負責指導新聘員工和續聘員工簽訂《勞動合同書》(或用工協議)。
2、《勞動合同書》(或用工協議)一式二份，雙方各執一份。
3、公司與員工雙方同意在勞動合同期滿后續簽勞動合同的，應在原合同期滿前30日內重新訂立《勞動合同書》(式用工協議)。
第三節人事調整制度
一、人事晉升管理：
1、建立定期晉升制度，通過員工晉升，彌補空缺崗位，保證組織的正常運行。
2、員工晉升由其所在部門主管向行政辦提交《晉升推薦表》，并闡明晉升理由。
3、行政辦對部門晉升請求進行審核，并負責考察該員工的工作表現。
4、公司成立員工晉升考核小組，由行政辦安排晉升考核，具體晉升考核為：員工述職、部門評價、行政辦評價、考核小組隨機提問、考核小組總結。
5、員工晉升考核通過后，由行政辦發放書面晉升通知及新崗位《職務說明書》并以人事變動發文通報。
6、員工晉升職務后，按新任職務確定報酬。
二、人事降職管理：
1、員工有下列情行之一者，公司將對員工進行降職處理。
①、由于組織機構調整而精減工作人員。
②、不能勝任本職工作，年度考核不合格，但又不構成辭退條件的，可考慮降職處理。
③、員工因身體狀況欠佳不能承擔繁重工作的，可考慮對員工進行降職處理。
④、依公司員工獎懲條例對違反紀律的員工進行降職處理。
2、操作程序：
①、部門主管向行政辦提出該部門擬降職員工的降職請求和薪資降級申請(部門經理以上人員由總經理提出)。
②、行政辦根據降職管理規定對部門提出的降職請求和降薪申請進行審核后，呈報總經理批準。
③、經總經理批準后，行政辦以書面形式通知本人，并以人事變動發文通報。
三、人事調動管理
員工因工作需要進行公司內平行的人事異動依下列程序辦理。
1、部門主管向行政辦提出員工調動請求。
2、行政辦根據部門主管提供的資料和職務說明書中規定的任職資格對調動請求進行審核后呈報總經理批準。
3、經批準后，行政辦提前10天以書面形式通知本人，并以人事變動發文通報。
4、員工須在7天內辦理好工作交接手續。
四、人事辭職管理
1、公司員工因故辭職，本人應提前30天向所在部門提出辭職申請報告并填寫《離職通知書》，經部門經理批準后送行政辦審核。
2、行政辦審核無誤后呈報總經理批準。
3、辭職員工須在規定時間(10個工作日)辦理好工作移交和財產清還手續。在規定時間內在財務部辦理相關手續，領取薪金。
4、員工有下列情行之一，不得辭職。
①、涉及公司重要機密，特殊職位不滿解密期的。
②、重要業務尚未處理完畢，且必須由本人處理的。
③、正在接受公司審查的。
五、人事辭退管理
1、員工有下列情行之一者，公司有權予以辭退。
①、在試用期內不符合錄用條件的。
②、不履行勞動合同的。
③、嚴重違反公司勞動紀律或公司規章制度的。
④、嚴重失職，營私舞弊，對公司利益造成重大損害的。
⑤、連續曠工超過三天或一年累計曠工超過10天(含10天)的。
⑥、因自身原因被司法機關依法追究刑事責任的。
2、有下列情行之一者，公司有權辭退員工，但應提前一個月以書面形式通知該員工。
①、因公司業務緊縮須減少一部份員工時。
②、合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使原勞動合同無法履行，經雙方協商不能就變更合同達成協議的`。
3、辭退程序：
①、員工出現以上情形之一時，由部門主管向行政辦提出辭退申請，(部門經理以上人員由總經理提出)。
②、公司依據以上第2點中①②條款規定與員工解除勞動合同時，行政辦應審核員工工作日，報總經理批準后發給該員工一次性離職補償金(補償金計算：員工在公司連續工作滿6個月以上至12個月者發給一個月本人實得工資作為補償金，工作滿一年以上按每工作一年發給一個月工資標準計算補償金)
③、經總經理同意后，行政辦應提前通知員工本人，并向員工下達《離職通知書》，員工填寫好后由部門主管、行政辦分別簽注意見報總經理審批。
④、員工在離開公司前辦理好工作的交接手續和財產清還手續后，方可在指定日期到財務部辦理相關手續，領取薪金或離職補償金。
第四節薪酬福利制度
一、薪酬組成：
本公司員工收入由基本工資，各種津補貼及獎金三部份組成。
二、薪酬制度：
1、公司按員工的實際工作天數支付工資，付薪日期為每月29日，支付的是員工當月工資，若付薪日恰逢節假日，則在最近的工作日支付。
2、新員工試用期工資按所聘崗位職能工資的60—80支付。試用期滿并經考核合格者，執行所聘崗位級別正式工資標準。
3、公司的工資實行多元化管理，駕駛員及短期聘用人員工資另行確定。
三、薪酬調整：
1、員工工資級別調整的依據。
①、公司范圍的工資調整，根據經營業績情況，社會綜合物價水平的較大幅度變動相應調整全公司范圍員工工資水平。
②、獎勵性薪金晉級：其對象為年終績效考核優秀，在本職崗位工作中表現突出，在促進企業管理，提高經濟效益方面成績突出者。
③、職務變更：員工職務發生變動，相應調整其在該職務級別內的基本工資。
④、員工在年終考核中，工作績效低下者，將被下調崗位薪金。
2、員工工資調整依規定程序報批，集團董事會終審。
四、員工福利：
1、員工參照國家有關規定，享受社會養老、失業保險等相關福利。
2、享受公司組織的每年一次的常規性健康體檢。
3、休假。
(1)、享受國家規定的公休日和法定節假日。
(2)、婚假：凡在本公司連續工作滿12個月(自轉正之日起)的正式員工，可憑結婚證書申請14天(含休息日)的有薪假期。未用之假期不以薪金形式補償。
(3)、產假：凡在本公司連續工作滿12個月(轉正之日起)的正式員工，持醫院證明書和準生證可申請有薪(基本工資)產假90天(含休息日和法定節假日)。
(4)、慰唁假：凡試用期滿的正式員工，其直系親屬(配偶、子女、父母)不幸去世的，可申請3天有薪慰唁假。
(5)、病假：凡試用期滿的正式員工一年可享受5天有薪病假。末用之病假
不以薪金形式補償。
事假按實際出勤天數計發工資。
第五節績效考核制度
一、轉正定級：
1、新員工要經過3個月的試用考察期，在此期間進行新員工入職培訓并通過培訓考核。
2、新員工試用期考察期間無故曠工或遲到、早退累計三次的將予以辭退。
3、行政辦在新員工試用期滿后一周內下發《試用員工轉正定級表》，部門主管根據該員工試用期在崗適應性，業務能力，工作主動性及團隊精神等方面的表現公正寫出評語并對該員轉正與否及工資定級情況提出部門建議。
4、行政辦根據該員工的轉正考核結果作出同意定級，延長試用期或不能錄用的決定，簽署意見后呈報總經理批準。
5、考核表經總經理批準后，行政辦與轉正員工簽訂勞動合同，正式聘用。
二、績效考核
1、自評。自考核周期結束后的第一個工作日，行政辦向各部門員工發放考核表，由員工本人填寫，作為部門考核的初步依據。
2、部門主管考核。部門主管根據員工填寫匯總的考核表中所反映的員工考核情況及日常工作表現，客觀公正地進行主管考核評價。
3、復核：行政辦根據上述考核結果，客觀公正地復核。
4、一般員工考核結果由分管副總批準，部門經理以上人員考核結果由總經理批準。
5、考核結果將成為員工獎金發放的主要依據。
6、考核優秀者將獲得加薪、晉升的機會，考核成績低下者將視情況予以降薪、降級、調崗或淘汰。
第六節培訓制度
一、內訓管理
1、結合公司的發展需求，行政辦負責制定公司的年度培訓計劃，并公布于眾。
2、公司指定的培訓對象須參加規定的培訓課程，行政辦將實行培訓考勤管理，培訓成績計入員工培訓檔案，作為年終考核，獎勵及任職依據之一。
二、外訓管理
1、因工作需要，員工外出參加培訓，應填寫《員工培訓申請表》，報部門經理審批，經行政辦審核后，呈報總經理批準，公司承擔培訓費用。
2、員工報銷培訓費，須持畢業證書，結業證書或有關證明文件，否則不予報銷。
3、公司鼓勵員工利用工作之余參加與本職工作相關的學歷、學位考試、職稱考試、執業資格考試，對取得相關證書的，給予員工500—1000元一次性獎勵。
4、對培訓費在2000元以上者，須簽訂培訓合同，行政辦對培訓合同統一管理。
三、服務年限管理：
公司支出培訓金額須為公司服務年限
2000元—3000元1年
3000元—5000元2年
5000元—8000元3年
8000元以上5年
凡員工培訓后在公司工作時間(從培訓之日起)不滿上述年限者，離職時公司有權按違約時間對應的培訓金額扣回員工培訓費。
第七節獎懲條例
一、員工獎勵條件：
公司員工符合下列條件者，應由上級主管酌情申報，予以獎勵。
1、對公司業務有特殊貢獻成績或貢獻，有利計劃經采納實施有效。
2、對于舞弊或危害本公司權益的事，能事先發現或防止，而使公司減少或免受損失的。
3、嚴格控制開支，節省成本有顯著成績者。
4、發現事故苗頭及時排除，避免發生重大事故者。
5、提出合理化建議經實施確有成效者。
二、員工懲處的條件。
1、有瀆職、失職或對問題失察的。
2、泄露公司機密或謊報事實的。
3、偽造或涂改公司的任何報告或記錄的。
4、利用工作之便為自己和他人謀私利的。
5、違反公司各項規章制度或對抗上級命令、決議的。
6、遇突發事件故意逃避的。
7、揮霍公款、浪費公司資產的。
8、違反任何安全條例或從事任何足以危害安全的行為。
9、工作時間偷閉怠工或擅自離崗的。
10、托人簽到、打卡或代人簽到、打卡的;無故曠工、遲到、早退的。
三、獲獎或懲罰方式的確定
1、獎勵的種類：本公司對員工的獎勵分為加薪和有薪假兩種。
2、懲處的種類：懲處分書面警告、降職、辭退三種。
(1)、書面警告：適用于違反各項規定者，并予以扣發相應工資或獎金。
(2)、降職：多次違反公司有關規定并無悔改表現者，公司將予以降職。
(3)、辭退：嚴重違反公司有關規定或嚴重過失者。
四、獎懲的實施
1、獎勵。部門經理提出獎勵建議并填寫《員工獎勵建議》，簽注意見后送行政辦審核，呈報總經理批準后執行，行政辦備案。
2、懲處。部門經理提出紀律處分建議，填寫《員工過失通知書》，簽注意見后，送行政辦審核，呈報總經理批準后執行，行政辦備案。
3、部門經理以上獎勵或懲處由總經理批準并送行政辦備案。
4、本制度解釋權歸集團公司行政辦
人力資源檔案管理制度 5
新時期隨著人力資源管理理念的提出和在人事管理工作中的貫徹落實，傳統的干部人事檔案管理工作受到了極大的限制，已經無法滿足新時期人力資源管理工作的實際需求，對干部檔案管理工作進行改革創新勢在必行。所以針對當前我國干部人事檔案管理工作中存在的問題，相關工作人員應該積極探索優化干部人事檔案管理的措施，保證干部人事檔案管理工作能夠滿足人力資源管理需求，為人力資源管理工作的優化開展提供相應的支持。
一、當前我國干部檔案管理工作中存在的問題
隨著人力資源管理工作的貫徹落實，我國相關部門已經開始認識到人事檔案管理的重要性，并對檔案管理工作進行了適當的改革創新。但是綜合分析，在當前我國干部檔案管理工作中仍然存在一定的問題限制了干部檔案管理效果的提升和干部資源的合理利用，其具體問題表現在以下方面：其一，重視程度不足，基礎性投入缺乏。部分領導人員尚未認識到干部檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作方面的投入不足，導致檔案管理工作的推進缺乏有效的支撐，極大增加了干部檔案管理的難度，不利于干部檔案管理成效的獲取[1]。其二，檔案材料不完善，信息獲取存在一定滯后性。由于領導人員的忽視以及缺乏有效的支持，直接造成檔案管理人員工作積極性偏低，在搜集和整理檔案資料的過程中不重視檔案資料的全面性，信息獲取不夠及時，檔案信息流失現象較為嚴重，也限制了檔案管理作用的有效發揮。其三，檔案人員綜合素質不足，對檔案的開發和利用存在限制。檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的優化產生著至關重要的影響。但是當前我國部分檔案管理人員綜合素質不足，信息技術能力相對較差，無法結合干部檔案管理的實際需求對干部檔案做出科學的管理，甚至導致干部檔案信息失真，限制了干部檔案資源的有效利用。所以針對上述問題，新時期應該積極探索科學合理的干部檔案管理措施，為干部檔案資源的有效利用提供良好的支持。
二、基于人力資源管理理論優化干部檔案管理工作的措施
基于人力資源管理理論的指導，在人力資源管理模式下創新干部檔案管理工作，應該注意挖掘檔案資源潛力，提升檔案資源的有效利用率，以科學的干部檔案管理為人力資源管理工作提供相應的支持。
（一）加強領導人員對干部檔案管理工作的重視
在組織開展干部檔案管理的工作中，領導人員的重視對檔案管理工作的優化產生著重要的影響。所以基于人力資源管理理論的指導，應該借助一定的宣傳教育讓領導人員認識到干部檔案在促進人力資源管理工作中的作用，進而自覺加強對干部檔案管理工作的重視，加大干部檔案管理投入，為各項管理工作的開展提供良好的支持，并對干部檔案管理人員實施專門的督促和提醒，有效促進干部檔案管理水平的提升和管理作用的發揮。
（二）積極推進干部人事檔案管理制度化建設
在人力資源管理模式下組織開展干部人事檔案管理工作，應該結合人力資源管理理論的指導對管理工作進行適當的完善，逐步增強管理的科學化和系統化程度，促進管理質量的提升[2]。在具體操作方面，應該注意結合干部檔案管理的實際需求建立健全管理制度，保證各項管理制度都在制度的規范和約束下進行，切實提升檔案管理規范化程度，為相關工作人員查詢、借閱和使用干部檔案提供一定的便利。唯有如此，干部檔案管理才能夠逐步實現制度化發展，整體管理水平也能夠得到進一步提升。
（三）對搜集資料的途徑進行進一步整合展
干部檔案管理過程中對干部檔案信息的搜集可以從多種渠道完成，但是信息搜集渠道的豐富也在一定程度上增加了信息搜集的難度[3]。所以在加強干部檔案管理的過程中，應該結合實際情況對檔案資料搜集渠道進行有效整合，再結合人力資源管理工作的實際需求制定有針對性的'資料搜集措施，提升干部檔案資料搜集的規范化程度，保證干部檔案資料的全面性和客觀性，有效避免檔案資料流失問題的出現。這樣借助對檔案信息搜集渠道的整合，能夠為干部檔案管理工作的優化提供良好的支持。
（四）加強對干部檔案管理人員的教育和培訓
基于干部檔案管理人員自身素質對檔案管理工作產生的影響，新時期在組織開展檔案管理工作的過程中應該對干部檔案管理人員實施教育和培訓，讓其認識到干部檔案在輔助人力資源管理工作方面的重要作用，增強其開展檔案管理工作的自覺性[4]。同時，對干部檔案管理人員實施信息技術教育培訓，增強其利用信息技術加強檔案管理工作的能力，為干部檔案管理工作的優化提供相應的人才保障。
結語：
綜上所述，在當前社會背景下，檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來，在干部人事管理工作中，干部檔案也發揮著重要的作用。所以在開展干部檔案管理工作的過程中相關工作人員應該注意以人力資源管理理念為指導，積極結合干部檔案管理的實際需求探索檔案管理優化創新措施，在提升檔案管理質量的同時，為干部檔案資源的合理利用創造良好的條件。
人力資源檔案管理制度 6
1 人事檔案管理與人力資源管理的關系
人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。
2 人事檔案管理對人力資源管理的促進作用
2.1 人事檔案為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據
人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發現新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對人力資源開發有促進作用
（1）利用人事檔案有助于動態分析員工的人生軌跡，從而預測其發展潛力。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發揮人才效力。
（2）利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據
人事檔案為企事業單位的一些重大決策提供了必要的依據。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。
2.4 人事檔案可以優化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經濟時代對傳統人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業的迅速發展。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規劃
近年來，學界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學、規范，從而制定出合理的管理規劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業務活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應的也得到應有的`重視，相應的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會的發展，人事檔案管理較之以前有了很大的進步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負面作用主要表現在如下幾個方面：
（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學歷、防偽學士學位證及個人簡歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導致人事管理混亂重重，出現了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的預測造成了重大的影響，并將使企業失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內容抽象，無法體現個性特色，這種人事檔案對企業的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業的管理成本。
（3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經濟、技術不斷更新，人事檔案也在不斷地產生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發展，降低管理效率。如果不加強制度和技術更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規劃的腳步，會浪費大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現代人力資源管理服務
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續發展的重要保障。
4.1 優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性
人事檔案管理的活動中，應該及時對不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用現代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。運用現代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。
5.1 充實人事檔案的內容
在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。
5.2 增強人事檔案的真實性
真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員應更為詳盡地收集其個人信息。此外，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。
6 加強人事檔案的時效性
人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。
7 加強人事檔案的現代化管理
人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高；隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。
8 切實提高檔案管理人員的素質
人力資源檔案管理制度 7
信息時代背景下，傳統的分散的檔案信息資源管理方式已經不能適應社會需求，如何深入的發掘檔案信息資源的潛在價值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決現在檔案利用受限，實現檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。本文擬對策問題進行研究。
一、檔案信息資源整合的涵義與功能
所謂檔案信息資源整合，就是在我國檔案工作“統一領導，分級管理”體制下，對分散形成的檔案進行分散保管，用網絡技術連接區域性綜合檔案館保管基地，通過以區域內檔案實體整合與數字檔案信息整合兩種方式來進行管理的模式。
從其具體功能來看，主要有三點：第一，檔案信息資源整合有利于完善館藏結構。檔案信息資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業、地域和機構的界限，有利于完善館藏結構。第二，信息資源整合有利于地區信息配置的優化。整合區域內檔案信息資源接收范圍的統籌規劃，使檔案信息機構朝著自動化、集成化和智能化的知識組織方向發展，縮小了地區間的“數字鴻溝”。第三，檔案信息資源整合有利于實現檔案社會功能。檔案信息資源的整合是搭建信息共享的平臺，更好開發利用檔案信息資源，便于檔案信息轉化為社會財富。
二、檔案信息資源整合中存在的問題
基于上述檔案信息資源整合的'重要功能，我國也加快了這方面的建設步伐。20xx年6月，國家檔案局了《數字檔案建設指南》，旨在實現檔案信息資源的整合和利用。盡管我國大力重視檔案信息資源的整合，但仍然存在諸多問題。
1、制度層面：檔案管理體制不合理
我國現存檔案工作實行的分級、分專業管理體制，暴露許多弊端，已經不適應檔案信息資源整合工作的開展：大量檔案資源長期散存在各單位，處于非專業管理狀況，管理混亂，損失難以想象。由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以服務社會；重復建設，財力、物力浪費嚴重，同時，綜合檔案館館藏結構單一，服務功能弱化。因此，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須通過資源整合理順管理體制和建立起新的規范化運行機制。
2、技術層面：檔案信息資源整合技術落后
檔案信息資源整合不僅包括檔案實體的整合，還包括數字檔案信息的整合。除檔案實體的整合在基層館內借助技術整合，還要在一定程度上進行地域范圍內，更大范圍的整合，傳統檔案硬件設施不齊全無法完成整合的任務。除了人員技術掌握能力外，檔案部門普遍設施不齊全，目前檔案部門沒有充分利用現有技術提供的條件來開展這方面工作，突出表現在一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒有編制完整，更談不上檔案目錄中心的建立。全國檔案目錄中心歷經二十余年的建設，至今沒有完成充分說明了這一點。
3、人力資源層面：檔案人員綜合素質不高
信息化條件下，加強檔案信息資源的整合不僅依賴于檔案管理制度和技術，與檔案人員的綜合素質也是密不可分的。總的來看，我國目前檔案人員的綜合素質還亟待提高，一方面受檔案館人員自身學歷、專業、知識面等條件的制約，不少人面對社會各階層、各行業的信息需求，顯得力不從心，人員流動性也比較大；另一方面部門人員知識結構不合理，尤其是缺乏能適應檔案資源整合需要的人才，這些現狀使得檔案館檔案資源整合工作無法正常開展。
三、檔案信息資源整合的對策建議
當前我國信息化建設、電子政務建設以及檔案部門現代化建設為我國檔案信息資源整合提供了前提條件。針對上述問題，為了更好地促進我國檔案信息資源整合力度，我們必須從制度建設、技術強化以及人才隊伍建設方面予以努力。
1、制度層面：強化檔案信息資源整合的制度保障
強化檔案信息資源整合的制度保障是檔案信息資源整合建設中的關鍵因素。具體來講：一是要明確整合主體，建立約束機制。檔案信息資源的整合要有制度作為保障，明確檔案信息資源整合主體。在設置上必須進一步調整檔案館網布局，明確整合建設中主體部分，進而建立約束機制。二是規范管理檔案信息整合的工作環節。無論是檔案工作的社會各環節配合，還是檔案工作本身的運行機制都要規范。另外，還要加強對整合部門的監管，使制定的相關規定與制度落實到實處。
2、技術層面：推動檔案信息資源整合的數據庫建設
在數字技術支撐下，信息數字化已廣泛應用于其他信息領域，檔案資源整合建設的核心內容是檔案信息資源庫的建設，因而，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫是重點。檔案數據庫是檔案信息資源整合中的“細胞”組織，根據工作要求建立檔案管理數據庫，將各部門各單位在網上流轉的檔案信息通過oa系統自動存到檔案數據庫。
3、人力資源層面：加強檔案信息化人才隊伍的建設
只有不斷提高檔案人員的綜合素質，才能使檔案信息資源整合研究與建設工作更優質、高效地開展。一是檔案從業者要有良好的知識素養。檔案人員必須具備一定的語言文字素養和豐富的歷史文化知識。二是要掌握熟練的信息處理能力。不僅要適應網絡信息技術操作的要求，還要具備運用數字化、網絡化技術手段進行檔案信息管理系統的軟件開發、檔案信息網站的設計與維護、數字檔案館的構建等能力。三是要具有扎實的業務能力。檔案信息資源整合工作是一項綜合性很強的工作，這就要求檔案人員熟練地運用業務知識，運用現代科技手段對檔案信息展開分析和整合。
人力資源檔案管理制度 8
各級檔案部門要牢固樹立為“三農”服務的思想，緊抓農村勞動力資源工作的特點，在檔案管理工作中理清工作思路，突出工作重點，落實為廣大農民勞動力資源服務的各項措施，扎扎實實做好農業和農村檔案工作。
廣大檔案管理干部是農村勞動力資源管理的生力軍，是檔案管理的組織者、實施者和推動者，一支高素質的管理干部隊伍，必將促進檔案管理工作的有序開展。在推動檔案管理工作深入開展的進程中，要努力造就一支熟悉農村政策、具有較強工作能力的管理人員隊伍。同時，要加強對管理干部的監督教育，建立和健全管理人員考核激勵機制，促進管理人員保持持久的積極性和戰斗力。
隨著農村經濟社會的不斷發展和農村改革的不斷推進，圍繞農村勞動力資源的各類檔案資料也越來越龐大。面對迅速增長的檔案資源，如何做好相應的管理工作，逐漸成為擺在各級管理部門面前的重要工作。改變傳統的服務方式，完善農村勞動力資源檔案管理機制和服務機制，已成為國家和社會穩定的重大問題之一。
1.勞動力資源檔案管理的宗旨與內涵
勞動力資源檔案是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄了勞動力資源在不同時期、不同階段的發展情況和歷程，對了解歷史、查考現實、制定政策規劃具有極其重要的作用。
勞動力資源管理部門要想真正做到掌握農村勞動力資源的最真實最全面的信息，并可以通過查閱檔案了解勞動力個人的全部歷史和工作經歷，就需要建立完善的、可信的檔案管理體系。
勞動力資源檔案管理部門應將提供優質服務作為工作的基本點，與時俱進，牢固樹立“服務民生”的觀念，積極拓展服務形式，提高服務質量，構建完善、豐富的`檔案管理體系。做好檔案管理工作， 要加強對檔案管理部門的檔案監督指導，建設適應民生需求的檔案資源體系。要建立健全民生檔案法規體系，規范歸檔機制。
2.集安市勞動力資源檔案管理現狀
勞動力資源檔案關系著千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革的進一步深入。由于傳統體制下檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，操作過程繁瑣，管理人員意識淡薄，致使當前的勞動力資源檔案管理制度改革舉步維艱。
人力資源檔案管理是一項專業性較強的工作，相關檔案材料需要專人管理。由于檔案資源管理工作量大，管理人員和管理流程也略顯混亂。在檔案管理手段上，仍未實現全面的信息化辦公，致使檔案材料有時并不能及時歸檔整理。目前，基層檔案管理部門對勞動力資源管理的檔案化管理工作還缺乏有效認識，并沒有真正建立為勞動力資源服務的檔案管理制度。同時，農民工自身關于檔案的認識極為有限，并沒有樹立相關的意識。
3. 建立健全檔案管理的主要內容
檔案資源管理和建設作為一個系統工程，需要突出重點，多方面開展建設，具體內容主要包括加強人員素質的培養、完善檔案管理機制、健全檔案管理制度、加強信息化建設等。
相關部門應以檔案行政主管部門為主，會同下級管理部門，以科學規劃、循序漸進等為原則，制定切實可行的發展規劃，統一管理，統一部署。對仍處于空白的民生檔案的要盡快予以建立，已建立的要繼續完善。
隨著信息技術的普及，檔案管理信息化成為國家和社會信息化發達程度的重要標志之一。信息技術迅速而全面地滲透到政治、經濟、文化等多個領域以及人類生活的各個方面，對社會的進步和發展產生了極其深遠的影響。隨著檔案信息量的不斷，應建立統一標準的民生檔案信息管理系統，研究和制定一套通用的數據規范，堅持統一規范，避免各自為政、互不兼容的情況發生。應逐步建立諸如勞務輸出等檔案的專題數據庫。
總之，對于檔案管理，應強化意識，健全制度，規范整理，電子歸檔，充分利用，服務為主。
人力資源檔案管理制度 9
第一章 總則
第一條 為規范公司人力資源檔案管理，保障員工信息安全，維護公司與員工合法權益，根據《中華人民共和國檔案法》《勞動合同法》等法律法規，結合公司實際，制定本制度。
第二條 本制度所稱人力資源檔案（以下簡稱 “人事檔案”），是指公司在招聘、錄用、培訓、考核、薪酬、獎懲、離職等人力資源管理過程中形成的，反映員工個人基本情況、職業發展軌跡及公司管理行為的各類文件材料（含紙質與電子形式）。
第三條 人事檔案管理遵循 “統一管理、分級負責、真實完整、安全保密、依法利用” 的原則，確保檔案材料合法、準確、規范。
第四條 本制度適用于公司全體在職、離職、退休員工的人事檔案管理，由人力資源部作為歸口管理部門，負責檔案的統籌規劃與日常運維；各部門配合提供員工相關材料，確保檔案信息及時更新。
第二章 檔案內容與分類
第五條 人事檔案分為 “員工個人檔案” 與 “公司管理檔案” 兩類，具體內容如下：
（一）員工個人檔案：包括但不限于身份證復印件、學歷 / 學位證書、職業資格證書、體檢報告、勞動合同、保密協議、薪酬確認單、績效考核表、獎懲記錄、離職申請及交接清單等；
（二）公司管理檔案：包括但不限于招聘錄用審批表、員工異動申請表（調崗 / 晉升 / 降職）、培訓簽到表及考核結果、離職審批流程單、檔案借閱登記臺賬等。
第六條 檔案材料需按 “一人一檔、分類歸檔” 原則整理，紙質檔案采用活頁夾裝訂，電子檔案按 “部門 - 姓名 - 年份” 命名規則存儲，確保檢索便捷。
第三章 檔案收集與歸檔
第七條 檔案收集實行 “同步跟進、及時歸檔” 機制：
（一）員工入職時，人力資源部需在 3 個工作日內收集其個人基礎材料，審核原件后留存復印件（注明 “與原件核對無誤” 并簽字）；
（二）員工在職期間，各部門應在相關事項完成后 5 個工作日內，將考核、獎懲、培訓等材料提交人力資源部歸檔；
（三）員工離職時，人力資源部需在離職手續辦理完畢后 10 個工作日內，整理其離職相關材料，補充至個人檔案并標注 “離職” 狀態。
第八條 歸檔材料需符合以下要求：
（一）內容真實、字跡清晰，無涂改、偽造痕跡；
（二）紙質材料規格為 A4 紙，電子材料格式統一為 PDF 或 Word，分辨率不低于 300dpi；
（三）外文材料需附中文翻譯件，并由翻譯人簽字確認。
第四章 檔案保管與保密
第九條 紙質檔案保管場所需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密條件，配備溫濕度計（溫度控制在 14-24℃，濕度控制在 45-60%）、滅火器、保險柜等設備；電子檔案存儲于公司專用服務器，設置訪問權限與加密保護，定期備份（每月至少 1 次全量備份，每周 1 次增量備份）。
第十條 檔案保管期限按以下標準執行：
（一）在職員工檔案：長期保管，直至員工離職后滿 5 年；
（二）離職員工檔案：保管期限為離職后 5 年，到期后按本制度第七條規定銷毀；
（三）公司管理檔案：保管期限為 10 年，到期后經審批可銷毀或轉為永久檔案（如涉及重大決策、法律糾紛的.材料）。
第十一條 檔案保密管理要求：
（一）僅限人力資源部指定專人（檔案管理員）負責檔案的保管與借閱登記，其他人員未經批準不得接觸檔案；
（二）檔案管理員需簽訂《保密協議》，嚴禁泄露檔案內容（包括員工個人信息、薪酬數據等）；
（三）嚴禁將檔案帶離保管場所，嚴禁私自復制、摘抄檔案內容；若因工作需要復制，需經人力資源部負責人審批，并登記復制用途與數量。
第五章 檔案利用與借閱
第十二條 檔案利用限于公司人力資源管理、法律合規、內部審計等工作需求，嚴禁用于非工作目的。
第十三條 檔案借閱需履行以下流程：
（一）借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經部門負責人簽字后，報人力資源部負責人審批；
（二）紙質檔案借閱期限最長不超過 7 個工作日，電子檔案借閱需通過公司 OA 系統申請訪問權限，權限有效期最長不超過 3 個工作日；
（三）借閱人需妥善保管借閱的檔案材料，不得涂改、損壞、丟失；歸還時，檔案管理員需核對材料完整性，確認無誤后在臺賬上簽字注銷。
第十四條 外部單位（如政府部門、司法機關）因公務需要查閱檔案的，需提供單位介紹信、執法證件等有效證明，經公司總經理審批后，由檔案管理員陪同查閱，嚴禁外部單位自行摘抄或復制檔案。
第六章 檔案銷毀
第十五條 檔案到期銷毀需履行以下審批流程：
（一）檔案管理員在保管期限屆滿前 1 個月，整理需銷毀的檔案清單，填寫《人事檔案銷毀申請表》，附檔案目錄；
（二）人力資源部負責人審核清單，確認無留存必要后，報公司分管領導審批；涉及重要檔案的，需經總經理審批；
（三）審批通過后，由檔案管理員與 2 名監銷人共同負責銷毀（紙質檔案采用粉碎方式，電子檔案采用徹底刪除并覆蓋數據的方式），銷毀后監銷人需在《銷毀記錄表》上簽字確認，記錄表留存備查。
第七章 責任追究
第十六條 若出現以下情形，公司將根據情節輕重，對相關責任人給予警告、罰款、降職等處分；構成違法的，依法追究法律責任：
（一）檔案材料收集不及時、不完整，導致管理漏洞的；
（二）擅自涂改、偽造、損毀檔案材料的；
（三）違反保密規定，泄露檔案內容的；
（四）未按規定流程借閱、銷毀檔案，造成檔案丟失或泄密的。
第八章 附則
第十七條 本制度由人力資源部負責解釋與修訂，自發布之日起施行。
第十八條 以往公司相關規定與本制度不一致的，以本制度為準。
人力資源檔案管理制度 10
第一章 總則
第一條 為規范小微企業人力資源檔案管理，降低管理成本，提高工作效率，結合小微企業人員規模小、業務流程簡的特點，制定本制度。
第二條 本制度所稱人事檔案，包括員工個人基礎材料（身份證、學歷證、勞動合同等）與公司管理材料（錄用審批表、考勤記錄、離職清單等），以電子檔案為主、紙質檔案為輔。
第三條 人事檔案由人力資源崗（無專職人力資源部的，由行政崗兼任）負責管理，遵循 “簡潔實用、安全可控” 原則，確保檔案真實、不泄露。
第二章 檔案收集與歸檔
第四條 員工入職 3 日內，人力資源崗收集其身份證、學歷證復印件（無需留存原件）、體檢報告（若有）、勞動合同，掃描后存儲為電子檔案，紙質材料整理后放入文件柜；
第五條 員工在職期間，考勤記錄、績效考核表等材料按月整理，電子檔存儲于公司共享盤（設置密碼保護），紙質檔按 “月份 - 姓名” 歸檔；
第六條 員工離職時，離職申請、工作交接單等材料在離職當日補充至檔案，標注 “離職” 后歸檔。
第三章 檔案保管與保密
第七條 紙質檔案存放在帶鎖文件柜，放置于通風干燥處；電子檔案存儲于公司電腦或云盤（僅限管理人員登錄），每季度備份 1 次；
第八條 檔案保管期限：在職員工檔案長期保管，離職員工檔案保管 3 年，到期后經負責人審批銷毀；
第九條 嚴禁向外部泄露員工檔案信息，內部人員因工作需要查看的.，需經公司負責人同意，并登記查看記錄。
第四章 檔案利用與銷毀
第十條 內部查看檔案需說明用途，由人力資源崗協助調取，不得私自復制；外部單位查閱需提供證明，經公司負責人審批后陪同查看；
第十一條 檔案到期銷毀時，由人力資源崗列出清單，報公司負責人審批，審批通過后粉碎紙質檔案、刪除電子檔案，留存銷毀記錄。
第五章 附則
第十二條 本制度自發布之日起施行，由公司負責人負責解釋。
人力資源檔案管理制度 11
第一章 總則
第一條 為適應集團公司多層級、跨區域管理需求，規范總部與子公司人事檔案管理，確保檔案信息統一、可控，制定本制度。
第二條 集團人事檔案實行 “總部統籌、子公司執行、分級負責” 管理模式：
（一）集團人力資源部：負責制定檔案管理標準、監督子公司執行、統籌集團級檔案（如高管檔案、跨子公司調動員工檔案）；
（二）子公司人力資源部：負責本公司員工檔案的收集、歸檔、保管，按要求向集團報備檔案信息。
第三條 本制度適用于集團總部及各子公司，子公司可結合實際制定實施細則，但不得低于本制度標準。
第二章 檔案分級與內容
第四條 檔案按管理層級分為 “集團級檔案” 與 “子公司級檔案”：
（一）集團級檔案：包括集團高管、總部員工、跨子公司調動員工的檔案，內容涵蓋全職業周期材料（從入職到離職 / 退休）；
（二）子公司級檔案：包括子公司中層及以下員工檔案，內容按通用版制度要求整理，關鍵信息（如薪酬、晉升）需同步至集團系統。
第五條 集團建立統一的.人事檔案管理系統，子公司需在員工入職、異動、離職后 3 個工作日內，將相關信息錄入系統，確保集團實時調取。
第三章 檔案保管與流轉
第六條 集團級檔案由總部人力資源部集中保管，子公司級檔案由子公司保管，保管條件需符合集團統一標準（如電子檔案加密、紙質檔案防潮）；
第七條 員工跨子公司調動時，檔案由原子公司在 10 個工作日內整理完畢，密封后移交集團，再由集團轉交新子公司，流轉過程需登記《檔案移交臺賬》，確保無遺漏。
第四章 監督與考核
第八條 集團每半年對各子公司檔案管理進行檢查，重點核查檔案完整性、保密情況、系統錄入及時性；
第九條 檢查結果納入子公司人力資源工作考核，對不符合要求的子公司責令整改，逾期未改的扣減考核分數。
第五章 附則
第十條 本制度由集團人力資源部負責解釋，自發布之日起施行。
人力資源檔案管理制度 12
第一章 總則
第一條 為適應互聯網企業數字化管理需求，實現人事檔案 “線上化、智能化、高效化” 管理，結合電子檔案合規要求，制定本制度。
第二條 公司人事檔案全面實行電子歸檔，僅對核心材料（如勞動合同原件）留存紙質檔，電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。
第三條 電子檔案管理依托公司 HR 系統（如釘釘、企業微信或專用 HR 軟件），由人力資源部負責系統維護與權限管理。
第二章 電子檔案收集與錄入
第四條 員工入職時，通過 HR 系統上傳個人材料（身份證、學歷證等），系統自動校驗材料格式與完整性，人力資源崗審核通過后歸檔；
第五條 員工在職期間，考勤、績效、培訓等數據由系統自動同步至個人檔案，無需手動錄入；涉及獎懲、調崗的，由相關部門在系統提交申請，審批通過后自動更新至檔案；
第六條 電子檔案需設置 “版本管理” 功能，每次更新保留修改記錄（修改人、修改時間、修改內容），確保可追溯。
第三章 電子檔案安全管理
第七條 HR 系統需具備以下安全防護功能：
（一）身份認證：采用 “賬號 + 密碼 + 手機驗證碼” 雙重認證，敏感操作（如查看薪酬檔案）需人臉識別；
（二）權限控制：按 “最小必要” 原則設置權限（如部門負責人僅可查看本部門員工的基礎檔案，不可查看薪酬）；
（三）數據加密：系統傳輸與存儲均采用 AES-256 加密算法，防止數據泄露；
（四）日志記錄：所有操作（查看、修改、下載）自動生成日志，保存期限不低于 5 年。
第八條 嚴禁將 HR 系統賬號轉借他人，員工離職時需立即注銷其系統賬號權限，確保檔案安全。
第四章 電子檔案利用與備份
第九條 內部利用電子檔案時，通過系統提交申請，經審批后獲取臨時訪問權限，權限到期自動失效；
第十條 系統每日自動備份電子檔案，備份數據存儲于異地服務器，定期（每季度）進行恢復測試，確保數據可恢復；
第十一條 如需將電子檔案導出為紙質檔，需經人力資源部負責人審批，導出后標注 “導出用途”，并登記臺賬。
第五章 附則
第十二條 本制度自發布之日起施行，由人力資源部與 IT 部門共同負責解釋。
人力資源檔案管理制度 13
第一章 總則
第一條 為強化制造業員工技能管理，規范技能檔案收集、更新與利用，助力員工職業發展與公司生產需求匹配，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “技能檔案”，是人事檔案的專項補充，記錄員工技能等級、培訓經歷、技能證書、實操考核結果等與技能相關的'材料。
第三條 技能檔案由人力資源部（培訓模塊）與生產部門共同管理，人力資源部負責檔案統籌，生產部門提供技能考核數據。
第二章 技能檔案內容
第四條 技能檔案包括以下核心內容：
（一）技能證書：包括職業資格證書（如焊工證、電工證）、公司內部技能認證證書，需留存證書掃描件及有效期；
（二）培訓記錄：包括技能培訓（如設備操作培訓、質量管控培訓）的簽到表、培訓課件、考核成績；
（三）實操考核結果：按季度記錄員工技能實操評分（如焊接合格率、設備操作熟練度），由生產部門負責人簽字確認；
（四）技能升級記錄：員工技能等級提升（如從初級工升至中級工）的審批表、升級考核結果。
第三章 技能檔案更新與利用
第五條 技能檔案實行 “季度更新” 機制：生產部門每季度末將員工技能考核結果提交人力資源部，人力資源部在 10 個工作日內更新至檔案；員工獲取新技能證書的，需在 15 日內提交至人力資源部歸檔。
第六條 技能檔案用于以下場景：
（一）崗位調配：根據員工技能等級匹配生產崗位需求，優先安排技能達標員工上崗；
（二）技能培訓：根據檔案中員工技能短板，制定針對性培訓計劃；
（三）薪酬調整：技能等級提升的員工，依據檔案記錄調整技能工資。
第四章 保管與保密
第七條 技能檔案與人事檔案一并保管，電子檔存儲于 HR 系統技能模塊，紙質檔附于人事檔案后；
第八條 技能檔案中的考核結果、技能等級等信息僅限人力資源部、生產部門及員工本人查看，嚴禁外泄。
第五章 附則
第九條 本制度自發布之日起施行，由人力資源部負責解釋。
人力資源檔案管理制度 14
第一章 總則
第一條 為適應涉外企業員工構成多元化（含外籍員工、港澳臺員工）需求，規范多語言人事檔案管理，確保檔案合規與信息準確，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “多語言檔案”，是指員工個人材料中包含外文（如英語、日語）的部分，需按 “中文為主、外文為輔” 原則管理，確保中外文內容一致。
第三條 多語言檔案由人力資源部（國際人才模塊）負責管理，配備具備外語能力的`檔案管理員。
第二章 多語言檔案收集與審核
第四條 外籍 / 港澳臺員工入職時，需提供以下材料（中外文對照）：
（一）護照 / 港澳臺居民居住證復印件（外文部分需附中文翻譯件）；
（二）學歷 / 學位證書（需經中國駐外使領館認證或教育部留學服務中心認證，附中文翻譯）；
（三）勞動合同（需同時簽訂中文版本與員工母語版本，兩者內容沖突時以中文版本為準）。
第五條 外文材料翻譯需符合以下要求：
（一）由專業翻譯機構或公司指定外語人員翻譯，翻譯人需簽字并注明翻譯日期；
（二）翻譯內容需完整、準確，不得增減原文信息；
（三）翻譯件需加蓋公司公章（或翻譯機構公章），確保法律效力。
第三章 檔案保管與利用
第六條 多語言檔案的紙質檔與電子檔分開標注（如 “姓名 - 中文”“姓名 - 英文”），保管條件與中文檔案一致；
第七條 外部單位（如出入境管理部門）查閱多語言檔案時，需提供中外文對照的證明文件，檔案管理員需核對中外文內容一致性后協助查閱；
第八條 員工本人查看檔案時，可選擇中文或外文版本，如需復制，需同時復制中外文版本。
第四章 附則
第九條 本制度自發布之日起施行，由人力資源部負責解釋。
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第一章 總則
第一條 為強化人事檔案管理合規性，通過定期審計排查檔案管理漏洞，確保檔案材料真實、完整、安全，符合《檔案法》《個人信息保護法》等法規要求，制定本制度。
第二條 本制度所稱 “檔案審計”，是指由公司內部審計部門或第三方機構，對人事檔案的收集、歸檔、保管、利用、銷毀全流程進行審查，評估管理規范性與風險點。
第三條 檔案審計遵循 “客觀公正、全面覆蓋、問題導向” 原則，每年開展 1 次全面審計，每季度開展 1 次專項抽查（重點核查新入職員工檔案、離職員工檔案）。
第四條 審計工作由內部審計部牽頭，人力資源部配合提供檔案管理臺賬、流程記錄等材料；必要時可聘請外部人力資源合規機構參與審計。
第二章 審計內容與標準
第五條 檔案審計內容包括以下核心模塊：
（一）檔案收集合規性：核查入職材料是否完整（如身份證、學歷證原件審核記錄）、外文材料是否附翻譯件、材料是否存在涂改偽造痕跡；
（二）歸檔及時性：檢查員工異動（調崗、晉升）、獎懲、培訓等材料是否在規定時限內歸檔，電子檔案與紙質檔案是否同步更新；
（三）保管安全性：審查紙質檔案保管場所的`防火、防潮、防盜措施是否到位，電子檔案加密、備份、權限控制是否符合標準；
（四）利用規范性：核對借閱臺賬與審批記錄，檢查是否存在無審批借閱、超期未還、私自復制檔案等情況；
（五）銷毀合規性：核查到期檔案銷毀審批流程是否完整，監銷記錄是否齊全，電子檔案是否徹底刪除。
第六條 審計標準參照本公司《人事檔案管理通用制度》及國家相關法規，明確 “合格”“整改”“不合格” 三級判定標準：
（一）合格：材料完整率 100%，流程符合規定，無安全風險；
（二）整改：材料完整率 90%-99%，或流程存在輕微瑕疵（如個別材料歸檔延遲 3 個工作日內），需限期整改；
（三）不合格：材料完整率低于 90%，或存在重大安全隱患（如檔案泄密、私自銷毀檔案），需嚴肅追責并全面整改。
第三章 審計流程
第七條 檔案審計按以下流程執行：
（一）審計準備（審計前 15 個工作日）：審計部門制定《檔案審計方案》，明確審計范圍、時間、人員及所需材料，提前 5 個工作日通知人力資源部；人力資源部整理檔案管理臺賬、流程文件等，配合審計工作；
（二）現場審計（5-10 個工作日）：審計人員通過查閱檔案實物、電子系統記錄、訪談檔案管理員等方式，核查管理情況，記錄問題并留存證據（如拍照、復印相關記錄）；
（三）報告撰寫（審計后 7 個工作日）：審計部門匯總審計結果，撰寫《檔案審計報告》，明確發現的問題、風險等級及整改建議，附相關證據材料；
（四）整改落實（報告發布后 30 個工作日）：人力資源部針對審計問題制定《整改計劃》，明確整改責任人與時限，完成后向審計部門提交整改報告；審計部門對整改情況進行復核，確保問題閉環。
第四章 審計結果應用
第八條 審計結果納入人力資源部年度績效考核：
（一）若審計結果為 “合格”，人力資源部績效考核加 5 分；
（二）若審計結果為 “整改”，需在規定時限內完成整改，整改合格不扣分，整改不合格扣 3 分；
（三）若審計結果為 “不合格”，人力資源部績效考核扣 10 分，且檔案管理員需接受合規培訓，情節嚴重的追究管理責任。
第九條 審計報告及整改記錄作為公司檔案管理優化依據，審計部門每年度匯總審計發現的共性問題，提出制度修訂建議，由人力資源部完善相關管理規定。
第五章 附則
第十條 本制度由內部審計部與人力資源部共同解釋，自發布之日起施行。
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第一章 總則
第一條 為規范臨時員工（合同期限≤6 個月）、實習生（在校學生）的檔案管理，明確檔案收集范圍與保管要求，避免因人員流動性大導致的檔案遺漏或信息泄露，制定本制度。
第二條 臨時員工 / 實習生檔案是公司人事檔案的重要組成部分，管理遵循 “簡化流程、重點管控、安全保密” 原則，既滿足用工管理需求，又避免過度收集個人信息。
第三條 本制度由人力資源部（招聘模塊）負責執行，臨時員工所屬部門、實習導師配合提供相關材料，確保檔案信息準確。
第二章 檔案收集范圍與要求
第四條 臨時員工檔案收集以下核心材料（無需留存原件，留存復印件或電子檔）：
（一）身份材料：身份證復印件（正反面）；
（二）用工協議：《臨時勞動合同》（需簽字蓋章）；
（三）資質材料：若崗位需特定資質（如電工、會計），需提供職業資格證書復印件；
（四）健康證明：近 3 個月內的體檢報告（僅針對直接接觸食品、醫療等崗位）。
第五條 實習生檔案收集以下材料：
（一）身份材料：身份證復印件、學生證復印件（需加蓋學校公章）；
（二）實習協議：《實習協議》（需學生本人、學校（若要求）、公司三方簽字蓋章）；
（三）安全承諾：《實習安全承諾書》（明確實習期間安全責任，學生本人簽字）；
（四）學校證明：由學校出具的《實習推薦信》（注明實習期限、專業匹配度）。
第六條 檔案材料收集要求：
（一）所有材料需由本人提交，人力資源部核對原件后留存復印件，注明 “與原件核對無誤” 并簽字；
（二）電子檔案按 “臨時員工 / 實習生 - 部門 - 姓名 - 用工期限” 命名，存儲于 HR 系統專屬文件夾，與正式員工檔案區分；
（三）不得收集與用工無關的材料（如家庭住址、親屬信息等），保護個人隱私。
第三章 檔案保管與期限
第七條 臨時員工 / 實習生檔案采用 “電子為主、紙質為輔” 的保管方式：
（一）紙質材料整理后放入專用文件盒，標注 “臨時員工 / 實習生檔案”，存放于人力資源部帶鎖文件柜，與正式員工檔案分區；
（二）電子檔案存儲于公司 HR 系統，設置訪問權限（僅限人力資源部招聘崗、用人部門負責人查看），定期備份（每月 1 次）。
第八條 檔案保管期限按以下標準執行：
（一）臨時員工檔案：保管至勞動合同到期后 1 年，到期后經人力資源部負責人審批，銷毀紙質檔案、刪除電子檔案；
（二）實習生檔案：保管至實習協議到期后 6 個月，到期后按上述流程銷毀，若實習生轉正，檔案自動轉入正式員工檔案。
第四章 檔案利用與保密
第九條 臨時員工 / 實習生檔案僅用于以下場景：
（一）用工管理：核實身份、資質是否符合崗位要求，確認用工期限；
（二）安全管理：實習生安全事故處理時，查閱《實習安全承諾書》等材料；
（三）合規檢查：應對政府部門（如勞動監察、教育部門）檢查時提供證明材料。
第十條 檔案保密要求：
（一）嚴禁將臨時員工 / 實習生檔案用于非工作目的`，不得泄露其身份證號、學生證號等個人信息；
（二）實習生檔案中的學校信息、實習評價等材料，需經本人同意后，方可提供給學校；
（三）檔案管理員離職時，需辦理檔案交接手續，注銷系統訪問權限，確保信息安全。
第五章 附則
第十一條 本制度自發布之日起施行，由人力資源部負責解釋。
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第一章 總則
第一條 為推動公司人事檔案從 “紙質為主、電子為輔” 向 “全流程數字化” 轉型，明確過渡期（1-2 年）檔案管理規則，確保轉型過程中檔案信息不丟失、管理不脫節，制定本制度。
第二條 轉型過渡期檔案管理遵循 “并行管理、逐步替代、安全可控” 原則：紙質檔案與電子檔案同步保管，逐步擴大電子檔案應用范圍，最終實現 “紙質檔案僅存核心材料，電子檔案全面覆蓋”。
第三條 本制度由人力資源部牽頭，IT 部門提供技術支持（如 HR 系統升級、電子簽章對接），各部門配合完成歷史紙質檔案的電子化掃描工作。
第二章 過渡期檔案管理規則
第四條 新入職員工檔案實行 “電子優先” 管理：
（一）員工入職時，通過 HR 系統上傳個人材料（身份證、學歷證等），系統自動生成電子檔案，人力資源部審核后，僅留存勞動合同、保密協議等核心材料的.紙質原件，其余材料不再留存紙質檔；
（二）電子檔案需添加 “電子簽章” 或 “審核水印”，注明審核人、審核時間，確保法律效力。
第五條 歷史紙質檔案電子化處理：
（一）人力資源部按 “部門 - 年份” 分批整理 2020 年及以后的紙質檔案，委托專業機構或安排專人掃描（分辨率不低于 300dpi，格式為 PDF），掃描后與原件核對，確保一致；
（二）掃描完成的電子檔案按 “部門 - 姓名 - 年份” 命名，存儲于 HR 系統歷史檔案模塊，紙質原件標注 “已電子化” 后，集中存放于公司檔案室，減少日常調用；
（三）2020 年以前的歷史檔案，若用工記錄不完整，僅掃描關鍵材料（如勞動合同、離職證明），其余材料按原保管期限到期后銷毀。
第六條 過渡期檔案利用規則：
（一）內部日常查詢（如考勤、績效）優先使用電子檔案，通過 HR 系統申請訪問權限；
（二）需提供紙質檔案的場景（如司法機關調取、員工個人查詢），可打印電子檔案（注明 “電子檔案打印件，與原件一致”），加蓋人力資源部公章后使用，減少紙質原件調用；
（三）紙質檔案借閱需嚴格履行審批流程，借閱記錄同步錄入 HR 系統，實現 “紙質 + 電子” 雙臺賬管理。
第三章 技術支持與安全保障
第七條 IT 部門需為檔案數字化提供以下技術支持：
（一）升級 HR 系統，增加 “電子檔案上傳、審核、版本管理” 功能，支持電子簽章對接；
（二）搭建異地備份服務器，電子檔案每日自動備份，每月進行恢復測試，確保數據安全；
（三）設置 “操作日志” 功能，記錄電子檔案的查看、修改、下載操作，保存期限不低于 5 年。
第八條 過渡期安全管控要求：
（一）紙質檔案電子化過程中，嚴禁將材料帶離公司，掃描人員需簽訂《保密協議》，掃描完成后刪除臨時存儲文件；
（二）電子檔案訪問權限按 “最小必要” 原則設置，如部門負責人僅可查看本部門員工電子檔案，不可修改；
（三）定期（每季度）開展檔案安全檢查，重點核查電子檔案加密情況、紙質檔案保管狀態，排查安全隱患。
第四章 轉型驗收與優化
第九條 過渡期結束后（轉型啟動后 2 年），由人力資源部與 IT 部門共同開展轉型驗收：
（一）驗收標準：電子檔案覆蓋率達 100%（核心材料紙質原件除外），歷史檔案電子化完成率達 90% 以上，無檔案丟失、泄密情況；
（二）驗收通過后，公司正式進入 “全流程數字化” 管理階段，修訂《人事檔案數字化管理制度》，不再保留過渡期規則；
（三）驗收未通過的，延長過渡期 6 個月，針對問題制定整改計劃，確保達標。
第五章 附則
第十條 本制度由人力資源部與 IT 部門共同解釋，自轉型啟動之日起施行。
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