公司檔案管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編整理的公司檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度1
為保證公司各項規章制度的貫徹執行,充分調動員工工作的積極性、創造性,實行獎勤罰懶的用人機制,特制定員工獎懲制度:
一、獎勵
(一)獎勵種類
1、頒發獎狀;
2、通報表揚:
3、物質獎勵;
4、晉升工資或晉級;
5、發放獎金。
(二)獎勵條件
1、對改進公司工作,提高服務質量有重大貢獻者;
2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務,多次受到用戶表揚者;
3、在發明創造、技術改進、節能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經濟效益者;
4、在各類報紙、雜志或學術研討會發表有關物業管理論文者;
5、發現事故苗頭、及時采取措施,防止重大事故發生者;
6、控制開支、節約費用有顯著成績者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風,事跡突出者;
8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動上交者;
10、敬業愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規章制度者。
(三)獎勵程序
凡符合獎勵條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報告并填寫獎勵建議書呈報人力資源部,由人力資源部核實無誤后報公司領導批準后實施。
二、處分
(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:
1、不按公司規定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語;
5、不認真填寫交接班記錄;
6、當班時間吃東西、收聽廣播、看報紙;
7、在當值崗位使用公司電話辦理私事;
8、在當值崗位上吸煙;
9、丟失公司財物;
10、私自使用公司打長途電話;
11、無特殊原因不按時完成上級交辦任務;
12、工作時間接待私人來訪;
13、工作散漫,粗心大意;
14、無幫不參加公司的業務培訓和活動;
15、一月內無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。
(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當班時間睡覺;
3、撤離工作崗位,經常遲到或早退(一月達3次);
4、因服務態度差受到用戶投訴時,與用戶爭辨、吵鬧;
5、在社區內變相賭博或從事不道德活動;
6、未經批準私自配制社區內房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據、證明、記錄、報假學歷;
8、私自向外界泄露公司機密資料;
9、故意損壞公司或業主財物;
10、不服從領導的'正確命令并在公共場合頂撞領導;
11、超越職權范圍或違章操作,造成一定的經濟損失;
12、工作時間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:
1、以權謀私,敲詐勒索用戶或下屬;
2、組織及煽動罷工、聚眾鬧事;
3、工作時間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務態度極差,與用戶吵架,或一年累計被用戶有效投訴達3次以上;
6、偷竊公司或用戶財物;
7、玩忽職守,違反操作規程,造成重大事故或嚴重后果;
8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;
9、當月曠工3次或季度累計曠工7次以上;
10、不服從正常工作調動;
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴重違反公司規定及國家法律行為。
三、處罰種類及執行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發并報人事資源部審核備案;
2、書面警告:員工重復觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當月基本工資的50%;
3、最后書面警告:員工重復觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當月基本工資;
4、降級、撤職、罰款:員工違規給予書面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;
5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權給予辭退或開除處理,公司也有權對重復觸犯乙類過失、情節嚴重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個月的方能退還崗位培訓押金(先處罰后補各種費用);
6、經公司領導批準,人力資源部可直接對違規員工簽發'警告通知書'
四、處罰程序
1、員工有違紀行為,由所在部門填寫《員工違紀警告書》,列明違紀事實,提出處理意見,經見證人或違紀人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀處罰,由人力資源部領導審批并通報部門;
3、領班級以下的員工違紀處罰,由部門主任、經理審批;
4、主管級以上的員工違紀處罰,分管副總經理和總經理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書'后,如能認真改過,積極工作,連續兩次考評為'優',或因工作成績突出受到公司的通報表揚,經所在部門主管提出,公司領導批準后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對所受的處分不服,應在三日內書面向人力資源部或公司領導提出申訴(員工亦可向公司工會申訴);人力資源部經理或公司領導將對員工的申訴進行認真核查,并做出相應的處理決定。
公司檔案管理制度2
第一章 總則
第一條 目的和依據
為了制定適合市場化運作的分配體系，激發員工活力，共同分享發展所帶來的收益，把員工個人業績和團隊業績有效結合起來，促進員工價值觀念的歸合，形成留住人才和吸引人才的機制，推進投資公司總體發展戰略實現。依據中華人民共和國有關法律、法規，參照國內VC機構的管理經驗，制定本管理制度。
第二條 適用范圍
本管理制度適用于公司全體員工，其他下屬公司和單位可參照執行。
第三條 薪酬分配的依據
薪酬分配的依據是：崗位價值、能力和業績。
第四條 薪酬分配的基本原則
薪酬作為價值分配形式之一，應遵循競爭性、激勵性、公平性和經濟性的原則。
（一）競爭性原則：在薪酬結構調整的同時，根據市場薪資水平的調查，對于市場水平差距較大的崗位薪酬水平有一定幅度的提高，使投資公司的薪酬水平具有一定的市場競爭力。
（二）激勵性原則：打破工資剛性，增強工資的彈性，通過績效考評，使員工的收入與公司業績和個人業績緊密結合，激發員工積極性；另外，開放多條薪酬通道，不同崗位的員工有同等的晉級機會。
（三）公平性原則：薪酬設計重在建立合理的價值評價機制，在統一的規則下，通過對員工的績效考評決定員工的最終收入。
（四）經濟性原則：人力成本的增長幅度應低于總利潤的增長幅度，用適當工資成本的增加引發員工創造更多的經濟增加值，保障出資者的利益，實現可持續發展。
第五條 薪酬的特征
（一）可計量性：除了將與員工薪酬相關因素量化為工資數額外，將福利性支出轉化為工資性收入，并與績效考評掛鉤。
（二）除投資獎金等外，員工根據其所在崗位、工作努力程度和工作業績，可預期到個人的年總收入。
第六條 薪酬體系
依據崗位性質和工作特點，投資公司對不同人員實行不同的工資制度，包括年薪工資制、崗位績效工資制、崗位工資制和協議工資制，它們一起構成投資公司的薪酬體系。
第二章薪 酬總額
第七條 投資公司通過建立工效掛鉤機制，對薪酬總額進行控制。其中規定每年薪酬總額不能超過資產增值部分的20－40%或風險投資資金的0.8－1.5%。薪酬總額占資產增值部分的具體比例由主管部門每年下達的經營目標責任書中確定。
第八條 公司根據本的營業收入、薪酬總額，以及下一的經營計劃，對各職系中各職等和薪檔的崗薪基數和獎金基數進行調整和確定。并通過對下一各職等和薪檔人數的預計，做出下一的薪酬預算。
第三章 年薪工資制
第九條 適用范圍
年薪制適用于能夠以一年為完整周期對其經營業績進行評估的崗位，目前主要是公司總經理，出于經營需要，其他人員采用年薪制須經主管部門批準。
第十條 個人年薪總額的確定 投資公司組織專家，根據崗位的價值大小、所承擔的責任、工作難易程度等因素進行綜合評價以確定崗位的等級，再根據任職者的工作經驗、綜合能力、資格條件等確定其薪檔級別，報主管部門批準。
第十一條 年薪結構
公式：年薪總額=基本工資+崗位工資+效益年薪+福利
第十二條 基本工資
按照本制度第七章執行
第十三條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由公司組織對崗位的工作進行分析和評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的業績無關。
第十四條 效益年薪的確定
公式：效益年薪基數=年薪總額＊效益年薪占新酬總額的比例 應發放效益年薪公式為：
效益年薪=效益年薪基數＊考核系數 考核系數確定：由主管部門組織有關人員根據每年總經理經營目標責任書內容，對公司經營目標完成情況進行績效評價考核。
第十五條 效益年薪的發放
效益年薪在第二年年初完成績效評價考核后發放，考核后發放90%，其余10%留作任職抵押，再過一年后未出現下列情況予以補發（對離職者經審計合格予以補發），出現以下情況當期的抵押金或任期內的抵押金全額扣除。
（一）重大決策出現較大的失誤，給公司造成重大損失；
（二）承擔的重要工作（或項目）沒有按時按質完成，嚴重影響投資公司整個戰略目標的實現；
（三）自行離職，給投資公司帶來一定損失；
（四）個人嚴重違犯投資公司工作紀律或規章制度，或違反國家的法律法規；
（五）離任后，某些責任還沒有完全消除，重大責任事故出現后為主要責任人。
第十六條 福利的確定
實行年薪制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第四章 崗位績效工資
第十七條 適用范圍
主要適用于投資公司管理、行政職系各崗位，包括部門經理、副經理和投資項目管理人員，但實行年薪制的崗位除外。
第十八條 薪酬結構
公式：薪酬構成=基本工資+崗位工資+投資獎金+福利
第十九條 基本工資
按照本制度第七章執行
第二十條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由公司總經理對崗位的工作進行分析和
評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的業績無關。
第二十一條 投資獎金
一般情況下，單個項目所提取的投資獎金在第二年年初發放60%，其余40%作為個人項 目風險金。當投資獎金總額過大時，可視工資總額情況分兌現。項目投資獎金總額=（項目凈利潤總額 – 項目投資本金總額×5%×投資年限）×20% 具體按《風險投資獎勵實施細則》執行。
第二十二條 福利的確定
實行技能績效工資制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第五章 崗位工資制
第二十三條 適用范圍
主要適用投資公司非項目管理輔助職系崗位。
第二十四條 薪酬結構
公式：薪酬構成=基本工資+崗位工資+福利
第二十五條 基本工資
按照本制度第七章執行
第二十六條 崗位工資
崗位工資是跟崗位的價值掛鉤的一個工資單元，由總經理對崗位的工作進行分析和評價之后確定崗位的等級，然后對應不同的等級確定不同的崗位工資，它僅跟崗位有關，與崗位人員的'業績無關。第
二十七條 福利的確定
實行崗位工資制的崗位，取得本《管理制度》規定的全部各項福利。
第六章 協議工資
第二十八條 適用范圍 主要適用于投資公司臨時聘用或有長期合約的高級技術人才和高級管理人才。協議工資的使用需由經理辦公會批準。第二十九條 協議工資的確定與發放 協議工資以市場價格為基礎，由雙方談判確定，每月固定發放，實行協議工資制的員工
與投資公司之間簽訂書面協議，明確規定薪酬總額、發放方式、工作內容和考核方法。實行協議工資制薪酬的員工若不能達到協議要求，其薪酬將按照投資公司相應薪酬制度執行。
第七章 基本工資
第二十九條 基本工資適用于所有工資制度和人員
第三十條
基本工資是為保證全公司員工（實行年薪工資制的崗位除外）的基本生活而設立的工資單元，全公司的基本工資標準統一的，不和業績掛鉤，每月固定發放，發放標準為1600元/月。
第八章 崗位工資
第三十一條 崗位工資劃分17檔，每檔為200元，最低為1檔200元。各職位崗位工資如下表：
職位 檔位 崗位工資（元）備注 總經理 17 3400 16 3200 15 3000 副總經理、財務總監 14 2800 總經理助理2600 12 2400 部門經理 11 2200 10 20xx 9 1800 部門副經理 8 1600 7 1400 6 1200 項目經理 5 1000 未任職的新聘人員試用其他管理人員等 期滿后，碩士、高級職 4 800 稱、注冊資格人員起點 3 600 為4檔，其他從1檔開 2 400 始。
第九章 福利
第三十二條 福利是投資公司員工所能享受的一種待遇，包括國家強制性保險、補充保險和投資公司員工提供的出差、住房、交通、通訊等方面的補助。
第三十三條 福利適用于投資公司的所有員工，員工視其所在崗位可以得到多項或全部福利，其數量由相應的崗位系數決定：
（一）醫療保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（二）失業保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（三）養老保險：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（四）住房公積金：由投資公司與員工各承擔一部分。具體數額參見國家有關規定和本市相關政策。
（五）工傷保險：由投資公司承擔。具體數額參見國家有關規定。
（六）交通補貼：每月發放交通補貼100元。
（七）電話補貼：采用每月報銷電話費用的形式補貼，其標準為，總經理200元、副總經理150元，部門經理100元，部門副經理80元，項目經理50元。
（八）中餐補助：每月發放中餐補助120元。
（九）節日津貼：春節、元旦、十一、五一等重大節日，每節發放200元過節費，所有員工的發放標準一致。
（十）帶薪休假：視員工在投資公司工作年限的不同享受不同級別的帶薪休假。
（十一）其他福利：包括補充養老保險、補充醫療保險等。
第十章 特殊獎勵
第三十四條 特殊獎金的目的在于對員工的優秀表現予以正強化，以激勵員工自覺地關心公司的發展，維護公司的形象。特殊獎金包括以下各項：
（一）服務咨詢獎 為提高員工素質、多方位推動投資項目的增值服務，公司針對咨詢服務項目實施獎勵。具體分配按《咨詢服務管理辦法》執行。
（二）創新獎 員工在工作方法、工作思路或開拓業務等方面有較大的突破和創新，對改善工作、提高工作效率或管理水平有突出貢獻，由部門申報經經理辦公會評審后給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500元。
（三）優秀建議獎 對投資公司的發展或管理問題提出了很好的建議被采納或十分關心公司發展經常提出建議的員工，經經理辦公會評審后給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500元。
（四）伯樂獎 為投資公司推薦急需人才，經聘用后證明能夠為公司帶來符合預期的價值和貢獻的員工或對下屬積極培養并使其迅速成長為投資公司優秀人才的上級，由部門申報經經理辦公會評審給予一次性獎勵并計入考核檔案。獎勵金額在500 ～1000元。
（五）其他特殊獎 除上面幾種形式之外，其他方面為公司經營活動做出特殊貢獻、付出超額勞動，均給予獎勵。例如：工作模范、優秀員工、卓越貢獻獎等。獎勵金額在400-800 元。
第十一章 薪酬調整
薪酬調整包括工資的晉級和降級，分為整體調整和個別調整，個別調整分為自然調整和崗位調整。
第三十五條 整體調整
由投資公司根據內實現的經濟效益，結合外部市場工資水平變化，對全公司工資水平做統一調整，這可以通過對基數的調整來實現。方式有二，一是調整每檔崗位工資，二是調整基本工資。
第三十六條 薪酬的晉級通道
為給不同崗位員工的薪酬提供合理的晉級空間，根據崗位性質將投資公司崗位劃分17檔。員工可以通過不同的通道實現薪酬的晉級。通過在職等內劃分不同的薪檔，為業績優秀、技能持續提升的員工提供薪酬的晉級空間；當員工薪酬達到該職等所包含薪檔的上限時，需考慮通過崗位的晉升實現該員工薪酬的晉級。
第三十七條 自然調整
員工薪酬的自然調整采用積分累進制度。投資公司開放多條薪酬晉級通道，員工在不同的薪酬通道上獲取不同的分值，所得分值全部計入積分累進器，當總分累計到工資晉升標準時自然晉升一級，當累計到降級標準時自然降低一級。不同層次的員工設定不同的晉級標準和降級標準 員工在職等或層級內的晉級按累進積分直接晉級，當晉級到職等內薪檔或層級的最高檔時，員工若想晉升到高一級的崗位或層級，除累進積分達到積分標準外，還應符合新的崗位
或層級的任職資格 員工在職等的最低檔而積分累進積分達到降級標準的，按同等級差降級。崗位績效工資制員工晉、降級分值標準 一般管理崗、行政輔助崗 中層管理崗位 高層管理崗位 晉級標準 20 30 40 降級標準-10-15-20 薪酬晉級通道由人力資源負責人根據投資公司實際提出調整建議和方案，經經理辦公會審批后確定，當前開放的薪酬通道如下：
（一）績效：根據員工年終考核給與不同的分值 考評排名分值對照表
比例 15% 15% 40% 15% 15% 考核等級 優秀 良好 中等/一般 合格 不合格 分值 25 15 5 0-3
（二）獎懲：根據員工內獲獎情況給與不同的分值 獎懲分值對照表
創新獎獎懲類別 伯樂獎 咨詢服務獎 投資獎勵 重大過錯 優秀建議獎 分值 5 5 1～20 1～20-5～-20 其中咨詢服務獎，從事咨詢服務是每創純收入1萬元，獎4分。投資獎勵：項目負責人或項目團隊所負責項目的年收益率水平在10%以上，每超出10%以上1個百分點每年獎2分。重大過錯：項目負責人或項目團隊所負責項目虧損，每虧損1萬元扣2分。
（三）自然得分：對員工學歷提高、職稱晉升、工齡增長給與一定分值，不同情況給與不同得分值（參見得分表）。學歷分值表
學歷 分值
本科 2 碩研 4 博研 6 職稱分值表
職稱 中級 副高級 正高級
分值 3 4 5 工齡分值表
學歷 分/年 本科 3 碩研 4 博研 5
第三十八條 崗位變動調整
（一）職務升級，薪酬按新的崗位確定，一般適應新職務的最低一檔工資。
（二）對于降職使用的員工，按新崗位確定其薪酬水平。
第十二章 其他規定
第三十九條 試用期工資標準 新入職的大中專畢業生試用期間按照學歷發放固定工資（參見《實習工資表》）有兩年以上（含兩年）工作背景的碩士和博士畢業生實習工資水平提高30%，實習期間享有正式員工的同等福利，不參與績效考核。新調入員工試用期間的崗位工資按其所擔任崗位的崗位工資的80%確定，享有正式員工的同等福利，不參與績效考核，期滿合格后按全額崗位工資確定，參與績效考核。
實習工資表 學歷 實習工資（元）
大專 1000 本科 1500 碩研 1700 博研 2200
第四十條 病事假期間工資發放標準 經總經理批準請病事假者，根據請假天數在工資中進行相應的扣除。每月按照22.5個標準工作日計算，計算基數為固定工資。病事假工資扣除 = 請假天數 ×（固定工資÷22.5）
第四十一條 本制度由公司綜合部門負責解釋。本制度自07年2月起執行，原相關規定和管理辦法同時廢止。
公司檔案管理制度3
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的.電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
公司檔案管理制度4
第一條
管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。
第二條
文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。
第三條
文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條
檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條
檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條
檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。
第七條
歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條
保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的`文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條
檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。
第十條
調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。
第十一條
調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
公司檔案管理制度5
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業務由辦公室專職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍：公司正式的收文、發文（除公文正文外，還應包括它的'）、公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規定的立卷歸檔材料，必須按規定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數做好記錄。
三、查（借）閱
1、公司部門經理以上員工（含部門經理）查閱非密級檔案，副總經理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續；
2、公司部門經理以下員工查閱密級檔案，需經辦公室主任核準，并辦理查閱手續；
3、查閱檔案時必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經辦公室主任批準。
公司檔案管理制度6
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案緊要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必需完整、精準、系統，文件書寫和載體材料必需耐保管，文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特別情況，需修改，復印，摘抄，涂改等，屬絕密或機密文件的必需由總經理審批，屬隱秘文件的必需由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必需使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特別類型的紙張經整理后達到210mmx297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了緊要文件的緊要修改過程，有查考價值的電子文件應被保存。當正式文件是紙質時，假如保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保存，否則可依據實際條件或需要，確定是否保存。
■保管與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證精準、牢靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應實行更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必需隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保管的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保存。
■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，假如接受非標準壓縮方法，則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔佑襄助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必需保證其對設備的倚靠性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必需保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必需保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必需保證參數精準、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必需連同專用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法: ■適時依照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保管。
■電子文件登記表假如制成電子表格，應與備份文件一同保管，并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必需時，復制第三套，異地保管。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。
■本標準推舉接受的載體按優先次序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保管的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標簽，標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保管的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，假如是自行開發的`應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后，保存時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理，原則上要保管聲像資料原件負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促引導部門檔案管理； 2）建立健全公司檔案管理制度，引導、監督和檢查執行情況； 3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料； 4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；引導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 6）負責組織學習和培訓檔案管理方法、使用學問。 2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變更時，做好或幫忙移交工作，并適時通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批準對本身部門資料或合同復印件的處置； 2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
公司檔案管理制度7
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作效勞，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業檔案工作承受檔案行政管理部門的監視和指導。 中央管理的企業制定本企業檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行以下職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作；
（四）監視、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進展平安保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進展鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進展監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建立同步開展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的效勞。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置方法》做好檔案的`處置工作。 國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度8
第一條為了加強農村檔案工作,規范村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。
第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。
村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。
第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。
第六條村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。
檔案管理人員應當具有良好的.政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。
第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：
(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的要求進行整理，于次年上半年歸檔。
(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-20xx)的有關規定及時整理歸檔。
(三)設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。
(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。
(五)照片應當按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20xx)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。
(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。
(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。
第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。
第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。
檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。
第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。
第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。
檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。
第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。
鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。
禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應當永久保存。
第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。
第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。
檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。
第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。
第十七條各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。
第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。
第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。
附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件
公司檔案管理制度9
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。
二、管理結構和職責
1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:
①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;
③組織培訓各部門兼職檔案管理員;
④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;
2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點,其基本職責:
①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;
③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;
7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的`保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。
3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監督銷毀。
七、附則
1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則,報總辦備案;
3、有關檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規定
1、針對地產公司開發的新項目,在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后,地產公司向物業公司提交整套工程資料,物業公司專人接收并簽字確認。
3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關部門分類整理
列出清單
部門經理審查簽字
項目結束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
公司檔案管理制度10
第一章總則
第一條為加強投資管理中心（有限合伙）（以下簡稱“中心”）檔案管理工作,根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關監管要求制定本制度。
第二條檔案是中心及各部門在各項工作中形成,具有參考利用價值、進行分類集中保管的文件材料。
第三條加強檔案管理工作,是規范中心內部管理的重要內容,對于提高中心管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條中心檔案分為以下幾種:
(一)中心級證件
營業執照正副本;組織機構代碼證正副本;稅務登記證正副本;開戶許可證;機構信用代碼證、會員證等其他證件。
(二)企業治理結構
1．合伙人、投資決策委員會、總經理、各部門決議及會議材料;
2．高管人員資料檔案;
3．合伙人情況相關材料
4．其他相關資料。
(三)中心文書檔案
1．外發文件:外發紅頭文件等
2．外收文件:
（1）監管部門的批文、批復、通知等;
（2）上級管理部門、股東單位頒發的需要中心執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等;
（3）其他金融機構的往來文件;
（4）社會有關部門頒發的文件、材料和公函;
（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。
3.內部文件:各部分告訴、轉達、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于：合伙人會議記錄、投資決策委員會會議記彔、監察委員會會議記彔、清算指令等。
(五)合規檔案
各種風控合規報告及提示函等。
(六)行政物業
1．辦公樓相關文檔:辦公物業租賃文檔，財產保險相關文檔等;
2．辦公家具類文檔;
3．電話、安保、音視頻相關文檔;
4．物業管理相關文檔;
5．空調、電梯相關資料;
6．辦公樓消防、水系統圖紙等等;
7．購置各類設備的圖紙、說明書等;
8．其他需要歸檔的文件。
(七)信息系統
信息系統工程建設等資料。
(八)合同類
中心對外簽訂簽訂的協議書、合同書等。
(九)基金業務
1．基金發行過程中形成的文件,如申報材料、宣傳資料等；
2．基金合同、托管協議及其他有關文件;
3．基金年度報告等;
4．其他。
(十)會計檔案
1．會計憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的會計憑證；
2．帳簿包括:會計總帳、明細帳、輔劣帳,現金和銀行存款日記帳,涉及外事活動的會計帳簿；
3．報表:年度會計報表(決算)及附注,會計月報表及附注；
4．審計報告、驗資報告等。
(十一)人事檔案
1．經驗材料
2．自傳材料
3．鑒定材料
4．考核材料
5．勞動合同
6．參加黨團組織的材料
7．英雄模范先進古跡材料
8．處分、取消處分以及復查材料
9．反映職務、職稱、工資等方面的'材料
10．其他材料
(十二)聲像檔案
1．本單位各種會議的照片、底片、錄音帶、錄像帶
2．重要的合同、協議簽字儀式的照片、底片、錄音帶、錄像帶
3．重大節日、晚會活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶
4．本單位歷屆主要領導的照片
5．其他重要的照片、底片、錄音帶、錄像帶
6．各類紈念品、榮譽證書、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。
第三章檔案管理的組織和分工
第五條行政人事部是賣力中央檔案管理工作的部分,職責是:
(一)負責收集、整理、保管和統計中心的檔案資料
(二)督促指導中心各部門和有關人員把應歸檔的文件材料正確整理立卷,按規定時間向檔案室移交歸檔,幵檢查其落實情況;
(三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務工作和日常管理工作;
(四)中心應該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當性管理等方面的記錄集其他相關資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10年。進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案,提出存毀意見。
(五)各部門要配備兼職檔案(文書)管理員,負責部門檔案材料的收集、整理和保管,按規定時間及時向檔案室移交歸檔。
(六)中央財務會計檔案和統計檔案由財務部賣力保管。
(七)基金交易及基金清算的材料屬與項機密檔案，機密材料采用密封歸檔方式。
第四章整理歸檔方法和要求
第六條文書檔案的分類可采用多種方式,可根據實際情況靈活掌握:
第五章保管和查閱
第七條負責集中保管檔案的部門應明確與人進行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和丟失,發現因信息載體而影響檔案壽命時,要及時搶救復制,有條件時應劃出與用房間存放檔案。
第八條嚴格檔案調閱的管理
(一)外單位查閱、摘抄、復印檔案資料,須憑單位介紹信,經中心領導批準,按查閱規定辦理。
(二)本中央人員因工作需要,履行規定的審批手續后,可以調閱檔案材料。
1．查閱本部門的檔案資料,經本部門領導批準;
2．查閱中心的檔案資料,由各線部門負責人審批。
(三)查閱檔案時,應辦理有關登記手續,在指定地址查閱。查閱時,不得在檔案材料上標記、涂改、折疊和拆散。清償檔案時,管理人員要仔細檢查清點,發現丟失、損壞應及時報告和處理。
第六章附則
第九條本制度由行政人事部負責制定、修訂與解釋。本制度未盡事宜，按相關法律法規執行。
公司檔案管理制度11
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的.專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
公司檔案管理制度12
建筑分公司合同檔案管理員崗位責任
一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學習貫徹公司質量、環境、職業健康安全管理體系文件,協助本部門領導搞好貫標工作。
二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現建設工程合同動態管理。分析匯總各時期合同簽訂及經濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的`數據信息。
三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發送建設工程合同文本到相關部門,并做好發送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一,完備、整潔、規范。
四、建立分包合同及各類經濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經濟合同文本。
五、嚴格保守企業經濟機密。
六、完成領導交辦的其它工作。
公司檔案管理制度13
一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規范裝訂成冊。
二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規范裝訂成簿。
三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規范整理，定期裝訂。
四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規范進行保管。
五、會計檔案的`查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的監督下在財務室內進行查閱。
公司檔案管理制度14
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的'文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會
有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產淸算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
公司檔案管理制度15
第一章總則
第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。
機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條機關檔案工作實行統一領導、分級管理。
國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。
中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。
第五條機關的全部檔案應當集中、統一管理。
機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發。
第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信
息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。
第二章機構和人員
第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。
第八條機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。
經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。
第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。
縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機關檔案工作的基本任務是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;
(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;
(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;
(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的.部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。
第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。
機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業務培訓。
不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。
第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三章基礎設施
第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。
檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。
縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。
閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。
檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。
整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。
檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。
檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。
保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。
第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。
第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。
縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節一般規定
第二十三條機關檔案包括：
(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;
(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發生變化但工作性質和主要業務范圍未變化的，維持原全宗不變。
機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。
第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。
涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。
第二節形成與收集
第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。
第二十七條機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。
機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。
第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規定。
機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。
第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。
會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。
照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。
其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。
第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。
第三節整理與歸檔
第三十一條機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。
機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。
第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。
文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。
第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。
機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。
第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。
機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。
第三十五條機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。
歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。
滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。
第四節保管與保護
第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。
機關應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。
第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。
第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。
第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。
第五節鑒定與銷毀
第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。
鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷毀。
第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。
(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準;
(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;
(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。
第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。
電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。
涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。
第六節利用與開發
第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。
利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。
第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。
第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。
全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。
第七節統計與移交
第五十條機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺賬。
統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。
第五十一條機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。
機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。
機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。
電子檔案移交后，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。
第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。
(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設
第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。
機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。
第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。
第五十七條機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。
檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。
第五十八條紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。
機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。
第五十九條機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。
各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。
第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。
機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。
機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。
電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。
電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。
第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。
第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。
機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。
第六十六條機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;
(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)檔案利用、開發取得突出效果的;
(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;
(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。
第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.
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