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企業(yè)加強內(nèi)部控制規(guī)范
第一章、總則
第一條、為了引導(dǎo)企業(yè)加強對合同的內(nèi)部控制，避免或減少因合同管理不當造成經(jīng)濟損失或不良社會影響，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范——基本規(guī)范》，制定本規(guī)范。
第二條、本規(guī)范所稱合同是指平等主體的自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。
第三條、企業(yè)在建立并實施合同內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng)當強化對以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制，并采取相應(yīng)的控制措施：
(一)權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當明確，合同應(yīng)當實行分級和歸口管理;
(二)合同談判應(yīng)當保證雙方權(quán)利義務(wù)對等，合同雙方簽約人的合法身份和法律資格應(yīng)當審查，合同起草應(yīng)當規(guī)范;
(三)合同審核應(yīng)當建立不同部門會同審核制度，財會部門、內(nèi)部審計部門和合同歸口管理部門應(yīng)對合同出具審核意見;
(四)合同訂立程序應(yīng)當合法合規(guī)，合同專用章應(yīng)當及時收回并妥善保管，合同訂立形式應(yīng)當規(guī)范;
(五)合同履行應(yīng)有監(jiān)控，合同變更或解除應(yīng)當履行必要的程序，合同違約與糾紛審批程序和處理流程應(yīng)有明確規(guī)定。
第二章、崗位分工與授權(quán)審批
第四條、企業(yè)應(yīng)當建立合同管理崗位責(zé)任制。
不相容崗位(或職責(zé))應(yīng)包括：
(一)合同的談判與審批;
(二)合同的審批與執(zhí)行。
第五條、企業(yè)應(yīng)當建立合同授權(quán)委托制度，明確企業(yè)內(nèi)部各單位、各部門授權(quán)范圍、授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等。
企業(yè)對外簽訂合同應(yīng)當由董事長(或者法定代表人、代表企業(yè)行使職權(quán)的主要負責(zé)人，以下簡稱董事長)簽章或者授權(quán)委托他人代理簽章。
授權(quán)代理簽章的，企業(yè)董事長應(yīng)當簽署授權(quán)。
具有民事行為能力的代理人應(yīng)當在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同，不得轉(zhuǎn)委托。
第六條、企業(yè)應(yīng)當根據(jù)本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機構(gòu)設(shè)置和管理層級安排，建立合同分級管理制度。
屬于上一級合同管理單位權(quán)限的合同，下一級單位不得簽訂。
如下一級單位認為確有需要簽訂超越權(quán)限的合同，應(yīng)當提出申請，經(jīng)上級合同管理單位批準后，依授權(quán)或委托簽訂。
第七條、企業(yè)應(yīng)當實行合同歸口管理制度。
企業(yè)可以根據(jù)合同管理需要，指定合同歸口管理部門，負責(zé)對本級及下級合同管理單位的合同管理工作進、行規(guī)范。
歸口管理部門一般應(yīng)當設(shè)立法律事務(wù)崗位，由具有法律專業(yè)資格的人員擔(dān)任。
第三章、合同草案編制控制
第八條、企業(yè)應(yīng)當明確合同簽訂范圍，對符合規(guī)定條件的業(yè)務(wù)(如單價或總價在一定限額以上)，應(yīng)當簽訂合同。
第九條、企業(yè)應(yīng)當制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范合同正式訂立前的談判、資格審查與草擬等流程，確保合同的簽訂符合國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)自身利益，防范合同簽訂過程中的舞弊、欺詐等風(fēng)險。
第十條、企業(yè)應(yīng)當根據(jù)合同內(nèi)容對標的物的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇合同對方。
第十一條、企業(yè)應(yīng)當加強對合同談判的管理，確保雙方權(quán)利義務(wù)公平對等。
重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)當指定法律、技術(shù)、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以聘請外部專家參與。
對于談判過程中的重要事項應(yīng)當予以記錄。
第十二條、企業(yè)應(yīng)當對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術(shù)和質(zhì)量指標保證能力、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進行資格審查，以確定其是否具有對合同的履約能力和獨立承擔(dān)的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法律資格。
第十三條、企業(yè)應(yīng)當指定專人負責(zé)草擬合同。
合同原則上由承辦部門起草，重大合同或特殊合同可以由企業(yè)法律顧問或聘請外部專家起草。
如由對方起草合同，企業(yè)應(yīng)當認真審查并提出意見。
國家或行業(yè)有示范合同文本的，企業(yè)可以優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當加以審查，必要時可以進行修改。
第四章、合同審核控制
第十四條、企業(yè)應(yīng)當建立合同會同審核制度。
合同承辦部門在正式訂立合同前，應(yīng)當將合同草案送有關(guān)部門會同審核。
第十五條、企業(yè)財會部門應(yīng)當對合同中涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財務(wù)會計密切相關(guān)的內(nèi)容進行審核，重點應(yīng)關(guān)注以下事項：
(一)經(jīng)濟性：符合企業(yè)的經(jīng)濟活動范疇;
符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。
(二)可行性：資信可靠，資金充裕;
具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力;
擔(dān)保方式切實、可靠。
(三)嚴密性：數(shù)量、價款、金額等標示準確;
計算方式正確;
財務(wù)等有關(guān)附件齊備。
(四)合法性：資金來源合法;
資金使用合法;
結(jié)算方式合法。
第十六條、企業(yè)內(nèi)部審計部門應(yīng)當對合同中涉及資金、資產(chǎn)的來源和使用程序進行抽查審核，重點應(yīng)關(guān)注以下事項：
(一)資金來源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;
(二)資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法;
(三)資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;
(四)價款、酬金的確定正確、合理、合法，資金結(jié)算、酬金的支付方式明確、具體、合法。
第十七條、企業(yè)歸口管理部門負責(zé)對合同整體進行審核，重點關(guān)注以下事項：
(一)合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。
主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;
內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。
(二)嚴密性：條款齊備、完整;
文字表述準確;
權(quán)利、義務(wù)具體明確;
手續(xù)完備;
附加條件適當、合法。
(三)可行性：資信可靠，有履約能力;
擔(dān)保方式切實、可靠。
(四)程序性：符合合同訂立的一般程序;
相關(guān)合同審核部門審核意見齊全。
第十八條、合同審核部門對合同進行審核后，應(yīng)當提出書面審核意見，并由審核人和審核部門負責(zé)人簽字。
審核意見應(yīng)當明確、具體，避免使用模糊性語言。
第十九條、企業(yè)應(yīng)當建立合同退改重審制度。
對審核中發(fā)現(xiàn)的重大錯誤、遺漏和不妥之處，審核部門應(yīng)當予以明確并提出修改意見。
合同承辦人修改之后，應(yīng)當重新提交審核。
第五章、合同訂立控制
第二十條、經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當由合同歸口管理部門進行編號并報企業(yè)董事長或授權(quán)代理人簽字，同時加蓋單位印章或合同專用章。
第二十一條、企業(yè)應(yīng)當建立合同專用章專人保管和收回制度。
印章管理部門(或崗位)不得對未經(jīng)編號或缺少合同審核、報簽文件以及代簽而缺少授權(quán)委托書的合同用印。
合同用印后，應(yīng)當及時收回合同專用章并妥善保管。
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